YOUR FIELD OF ACTION, HIGHWAY TO SUCCESS, HINDI (Part-5) Topic 4

HIGHWAY TO SUCCESS

PART-5 (Topic 4)

Topic 1. कार्यालय में मानवीय संबंध

Topic 2. आप और आपके लोग कार्यालय में

Topic 3. खुशनुमा ऑफिस का माहौल

Topic 4. आपका कार्यक्षेत्र

Topic 5. समय की पाबंदी

Topic 6. दूर हो रही कलह

Topic 7. पैसे की ताकत

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Topic 4. आपका कार्यक्षेत्र

कार्रवाई के अपने क्षेत्र

आधुनिक युग में, एक कारखाने का फर्श, कार्यालय कक्ष, टेबल और फाइलें मनुष्य के लिए क्रिया के क्षेत्र हैं। इस संबंध में, एक अक्सर दो अलग-अलग दृश्यों में आता है।

इनमें से सबसे पहले, ऑफिस टेबल और हर एक के साइड-कैबिनेट, ऑफिसर से लेकर क्लर्क तक, फाइलों के साथ भीड़ या उभड़ा हुआ पाया जाता है। लेखन उद्देश्यों के लिए तालिका में बहुत कम स्थान बचा है क्योंकि कागज और फाइलें इसके चारों ओर बिखरे हुए हैं। एक आपातकालीन स्थिति हर समय बनी रहती है क्योंकि एक या दूसरे अधिकारी किसी महत्वपूर्ण पत्र की कार्यालय प्रति या किसी प्रस्ताव के कार्यपत्रक को विचाराधीन नहीं पाते हैं। और यह हताशा अक्सर एक दूसरे पर चिल्लाने की ओर ले जाती है। ऐसा कार्यालय हमेशा तनाव की चपेट में रहता है।

फिर एक और कार्यालय है जिसमें प्रभारी की मेज साफ है। फाइलों को व्यवस्थित रूप से साइड-कैबिनेट में व्यवस्थित किया जाता है और कागज को बड़े करीने से पेपर ट्रे में रखा जाता है। अधिकारी या प्रबंधक, आने वाले कागज के माध्यम से जाने के बाद, अपनी टिप्पणी या निर्देशों के साथ, आगे की कार्रवाई के लिए संबंधित अधिकारी को भेजते हैं। जरूरत पड़ने पर वह उससे टेलीफोन या इंटरकॉम पर भी बात करता है। जबकि अधिकारी जानता है कि उसके अधीनस्थों के बीच, एक निश्चित प्रकार के काम के लिए कौन जिम्मेदार है, अधीनस्थ भी अपनी जिम्मेदारियों के बारे में जानते हैं और समय सीमा को पूरा करने के लिए प्रतिबद्ध हैं। इस तरह के कार्यालय में, वातावरण तुलनात्मक रूप से शांत होता है और एक आगंतुक कार्यालय के स्वच्छ, स्वच्छ और सम्मानजनक रूप से प्रभावित होता है।

यह अंतर क्यों है?

इस अंतर का एक कारण यह है कि पहले प्रकार के कार्यालयों में काम करने वाले यह आभास देने की कोशिश कर सकते हैं कि उनके पास बहुत अधिक काम था और इसलिए, कार्यालय को व्यवस्थित रखने के लिए बहुत व्यस्त थे। तथ्य यह है कि अगर हम दिन में छह घंटे भी ईमानदारी से काम करते हैं, तो यह सभी काम को पूरा करने के लिए पर्याप्त होना चाहिए, बशर्ते प्रक्रियाएं सही हों और विभिन्न वर्गों के बीच उचित समन्वय हो।

दुर्भाग्य से, हमारे बीच काम से किनारा करने और इसे खुद से निपटने के लिए अधिकारी के लिए छोड़ने की प्रवृत्ति है। और यह कार्यालय के अंदर और कार्यालय के घंटों के दौरान कार्यालय के काम के अलावा कुछ और करने के लिए बहुत आम हो रहा है। इन कारकों, भी, ऊपर वर्णित अराजक स्थिति में परिणाम।

इसका एक और महत्वपूर्ण कारण, कर्मचारियों में अनुशासन की कमी है। यदि वरिष्ठ अधिकारी समय की पाबंदी का पालन नहीं करते हैं, तो निचले कर्मचारियों को भी समय पर आने की उम्मीद नहीं की जा सकती है। या, यदि अनुभागीय प्रमुख प्रक्रियाओं का पालन नहीं करते हैं, तो अधीनस्थों को ऐसा करने के लिए कैसे मनाया जा सकता है?

एक शांतिपूर्ण वातावरण और एक गरिमामय रूप के साथ कार्यालय, एक उचित प्रणाली और प्रक्रिया की उपस्थिति और सभी रैंकों के अपने कर्मचारियों के बीच जिम्मेदारी की भावना के कारण यह सब बकाया है।

कागज और फाइलें

कागज और फाइलें सिस्टम और प्रक्रियाओं का एक हिस्सा हैं। यदि इसके आंदोलनों और उस पर की गई कार्रवाई एक समन्वित प्रक्रिया के अनुसार होती है, तो परिणाम सकारात्मक होंगे।

पत्रों और फ़ाइलों के प्रकार

मुख्य श्रेणियाँ जिनमें फाइलें और कागजात हो सकते हैं, नीचे दिए गए हैं। चूंकि इस पुस्तक का उद्देश्य एक व्यक्तित्व को संवारने में सहायता करना है, जो एक व्यक्ति के निजी जीवन से संबंधित हैं, उन्हें भी यहां शामिल किया गया है।

• 1. व्यक्तिगत कागजात जिसमें शैक्षिक, रोजगार और चिकित्सा रिकॉर्ड शामिल हैं।
• 2. परिवार के उन सदस्यों से संबंधित पारिवारिक कागजात जो आप पर निर्भर हैं।
• 3. संपत्ति के स्वामित्व और अन्य कानूनी मामलों से संबंधित कागजात। इनमें किराए के मकान में रहने की स्थिति में मकान मालिक के साथ समझौता और किराए के भुगतान की रसीदें भी शामिल हो सकती हैं।
• 4. उपयोगिताओं, बीमा और विभिन्न प्रकार के लाइसेंस से संबंधित कागजात।
• 5. बैंक स्टेटमेंट, निवेश दस्तावेज, प्राप्त ऋण या अन्य को विस्तारित, जकात का भुगतान, आदि।
• 6. महत्वपूर्ण दस्तावेज जैसे पासपोर्ट, पहचान पत्र आदि।

             आप एक ऐसा फाइलिंग सिस्टम अपना सकते हैं जो आपको सूट करे। विभिन्न विकल्प हैं: बॉक्स फाइलें, फ्लैट फाइलें या बड़े कागज या प्लास्टिक के लिफाफे, प्रत्येक प्रकार के कागज के लिए एक-एक। इन अभिलेखों को बनाए रखने में, परिवार के अन्य सदस्यों से मदद ली जा सकती है। लेकिन उस मामले में, आपको कागजात और दस्तावेजों और इसकी व्यवस्था की जांच करने के लिए हर तीन महीने में कुछ समय मिलना चाहिए।

शैक्षिक पत्र

इस श्रेणी में कक्षा के नोट्स, सूचकांक और समाचार पत्र की कतरन शामिल हैं। आमतौर पर, उन्हें उचित तरीके से रखने के लिए ज्यादा देखभाल नहीं की जाती है। डायरी या छोटी पर्चियों का उपयोग किया जाता है जो अक्सर गलत होती हैं। उचित तरीका यह है कि हर विषय के लिए एक अलग फाइल और सामग्री की एक तालिका होनी चाहिए। अखबार क्लिपिंग्स के लिए भी यही तरीका इस्तेमाल किया जाना चाहिए।

इस तरह के कागजात ठीक से दर्ज होने के लिए, उन लोगों के लिए आवश्यक है जो उच्च अध्ययन में लगे हुए हैं। लेकिन यहां तक ​​कि जो लोग इस चरण से गुजर चुके हैं और अब नौकरी या व्यवसाय कर चुके हैं, उन्हें अपने व्यवसाय में उन्नति के लिए विभिन्न विषयों पर जानकारी की आवश्यकता है। उन्हें भी ऐसा रिकॉर्ड रखना चाहिए जो अक्सर काम आता है।

समय-समय पर ऐसे सभी पत्रों से गुजरना और यह तय करना भी आवश्यक है कि इनमें से किसकी उपयोगिता खत्म हो गई है। इस तरह के कागजात को हल करना चाहिए और निस्तारण करना चाहिए। यह अवांछित कागजात जमा करने का कोई फायदा नहीं है।

आधिकारिक कागजात

यदि आप उन्हें ठीक से प्रबंधित करते हैं, तो आप निर्णय लेने में तेज हो जाएंगे और यह आपको कार्यालय में अधिक प्रभावी बना देगा। आपका व्यक्तित्व प्रमुख बन जाएगा और आपको हर कोई पसंद करेगा। यदि निम्नलिखित बातों का ध्यान रखा जाता है, तो यह कार्यालय में आपके कागजात के उचित प्रबंधन में सहायक होगा;

• 1. खुद पर भरोसा रखें। केवल यह दिखाने के लिए कि आप एक व्यस्त व्यक्ति हैं (कुछ नहीं करने में व्यस्त हैं) साइड कैबिनेट में सभी फाइलों को रखना बेहतर होता है और आपके सामने टेबल पर केवल वह फाइल या कागज होता है, जिस पर अभी कार्रवाई की जानी है। अख़बारों या पत्रिकाओं को अपनी मेज पर जगह न लेने दें। आपको उनके निपटान के लिए समय आवंटित करना चाहिए।
• 2. हर आने वाला पेपर जरूरी नहीं है। उन्हें अपने कार्यालय में उनकी प्रासंगिकता के अनुसार क्रमबद्ध करें और बाकी को बंद कर दें।
• 3. जब भी आपको कोई पेपर मिले तो खुद से पूछें:

•  क्या यह केवल मेरी जानकारी के लिए है?
• क्या यह जानकारी मेरे पास पहले से उपलब्ध है?
• क्या इस जानकारी का उपयोग किया जा सकता है? 
• मुझे किन परिस्थितियों में इसकी आवश्यकता होगी?
• अगर यह जानकारी मेरे पास नहीं होगी तो मुझे क्या नुकसान होगा?

            इन सवालों के जवाब आपको किसी भी पेपर के भाग्य के बारे में दृढ़ निर्णय लेने में मदद करेंगे।

• 4. आने वाले कागजात के लिए एक इन-ट्रे होना बेहतर है, आउटगोइंग के लिए OUT ट्रे और अध्ययन और विचार के लिए आवश्यक है। इन ट्रे को अपनी मेज पर रखने के बजाय, साइड अलमीरा पर रखना बेहतर होगा। कार्यालय के दूत को इस व्यवस्था के बारे में पता होना चाहिए।
• 5. यदि किसी कारण से, बड़ी संख्या में कागजात आपके ट्रे में जमा हो जाते हैं, तो उसे दूर करने के लिए एक ऑपरेशन करने के लिए समय निकालें। आपको एक कागज़ की अनिवार्यता को लिखने के लिए एक डायरी या नोटबुक रखनी चाहिए जिससे बाद में छुटकारा मिल सके।
• 6. आपका उद्देश्य एक साफ और स्वच्छ टेबल होना चाहिए। इस अंत को प्राप्त करने के लिए, आपको अवकाश की प्रतीक्षा किए बिना दिन में कई बार अपनी मेज पर कागजात की जांच करनी होगी।
• 7. अपने अधीनस्थों को प्रशिक्षित करें ताकि वे संक्षिप्त रूप में या आवश्यक चिह्नों के साथ लंबी रिपोर्ट या प्रस्ताव रखें ताकि आपका समय कुछ और महत्वपूर्ण कार्यों के लिए बचा रहे।
• 8. अपने सहयोगियों के परामर्श से, अपने कार्यालय में प्राप्त कागजात के लिए एक 'फ्लो सिस्टम' या 'मेल सिस्टम' पर काम करें।
• 9. फोटोकॉपी मशीन और कंप्यूटर (टाइपिंग उद्देश्यों के लिए) के हमारे कार्यालयों में शुरुआत के साथ, हर कार्यालय में फोटोकॉपी और ड्राफ्ट का एक अतिवृद्धि है। आपको इसे सीमा के भीतर लाने का प्रयास करना चाहिए। इससे समय और लागत दोनों की बचत होगी।
• 10. अपने पुरुषों को शेड्यूल, रिपोर्ट और वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए प्रशिक्षित करें। उन्हें एक कार्यालय साजिश से बचने के लिए सिखाएं जो एक नकारात्मक गतिविधि है जिसके परिणामस्वरूप समय बर्बाद होता है।
• 11. विभिन्न प्रकार की आधिकारिक सूचनाओं के लिए मानकीकृत प्रोफार्मा का उपयोग किया जाना चाहिए। लेकिन संख्या सीमित होनी चाहिए।
• 12. एक जगह को हर चीज के लिए निर्दिष्ट किया जाना चाहिए और उसे उस स्थान पर रखा जाना चाहिए।

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