THE ART OF WRITING, HIGHWAY TO SUCCESS BOOK, HINDI VERSION PART-7 (Topic 5)

सफलता के लिए राजमार्ग

PART-7 (Topic 5)

Topic 1. सोचा प्रक्रिया

Topic 2. सुनने की कला

Topic 3. रैपिड रीडिंग की कला

Topic 4. याददाश्त कैसे बेहतर करें

Topic 5. लिखने की कला

Topic 6. सोचने और निर्णय लेने की क्षमता

Topic 7. संयम और तपस्या

Topic 8. पोशाक और संयम

Topic 9. आत्म मूल्यांकन

Topic 10. नेतृत्व के गुण

Topic 11.  नेताओं के दिशा निर्देश

Topic 12. चुनौतियां, मांग और प्रतिक्रिया

Topic 13. प्रार्थनाओं का महत्व

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Topic 5. लिखने की कला

लिखने की कला

व्यक्तिगत प्रगति काफी हद तक किसी के संचार कौशल पर निर्भर करती है। जैसा कि एक संगठन के भीतर स्थिति में वृद्धि होती है, एक तकनीकी या व्यावसायिक मामलों में कम समय और मानव संबंधों से संबंधित लोगों में अधिक खर्च करता है।

हमारे देश में, प्रबंधक सफलता की सीढ़ी में पहला कदम है, जबकि मुख्य कार्यकारी अंतिम है। एक प्रबंधक की जिम्मेदारियों में शामिल हैं:

• अपने वरिष्ठों से निर्देश प्राप्त करना और निर्देशों को लागू करना। अपने मातहतों को प्रशिक्षित करना और उनकी देखरेख करना।
• समस्याओं का समाधान खोजना।
• विभिन्न अवधि की योजनाओं की तैयारी, जिससे संगठन के सर्वोत्तम लाभ के लिए व्यक्तियों की क्षमताओं का उपयोग करना संभव हो सके।
• अपने स्वयं के विचारों और प्रस्तावों का विपणन।
• हर बात में गुणवत्ता और मानकों को बनाए रखने की कोशिश कर रहा है।

उपरोक्त जिम्मेदारियों के सफल निपटान के लिए, प्रबंधक को संचार कौशल की आवश्यकता होती है जो निम्न प्रकार के होते हैं:

(i) मौखिक संचार जिसमें दूसरों को निर्देश देना और दूसरों को सुनना भी शामिल है।

(ii) लेखन कौशल जिसमें मेमो का मसौदा तैयार करना और अन्य संगठनों के साथ आंतरिक उपयोग और सामान्य पत्राचार के लिए रिपोर्ट शामिल है।

(iii) गैर-मौखिक संचार

(iv) दृश्य संचार

(v) पारस्परिक संचार

लिखने की प्रक्रिया

एक टुकड़े के चार तत्व या घटक होते हैं:

1. लेखक

2. संदेश

3. प्रपत्र, अर्थात्, ज्ञापन, रिपोर्ट या एक पत्र।

4. पता बताने वाला या संदेश भेजने वाला व्यक्ति।

मध्यम

लेखन का रूप जो भी हो, निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

1. आपको लेखन के उद्देश्य के बारे में स्पष्ट होना चाहिए।

2. लिखते समय संबोधन को ध्यान में रखें। यदि आप किसी वरिष्ठ को संबोधित कर रहे हैं तो दृष्टिकोण अलग होगा। इसी तरह, यह वैसा नहीं होगा यदि लेखन किसी अजनबी के लिए है।

3. संदेश अपने आप में पूर्ण होना चाहिए और पताकर्ता को इसकी प्राप्ति पर स्पष्टीकरण प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए।

4. तथ्यों को लिखने से पहले सत्यापित किया जाना चाहिए।

5. विभिन्न बिंदुओं का क्रम तार्किक होना चाहिए।

6. यदि विवरण और विश्लेषण शामिल हो तो लेखन पर दूसरी नज़र रखना बेहतर है।

लेखन के सिद्धांत

1. शुद्धता: भाषा सही और स्पष्ट होनी चाहिए; तथ्य और आंकड़े भी सटीक और विश्वसनीय होने चाहिए।

2. संक्षिप्तता: संक्षिप्त करें। केवल आवश्यक आंकड़ों का उपयोग करके पुनरावृत्ति से बचें

3. सादगी: The language used should be simple and easily understandable. The sentences and the paragraphs should be small. Use simple language. Examples and graphs may also be used if needed.

4. व्यापक: जो भी सवाल उठाए गए हैं, उनका जवाब पूरी तरह से और सही तरीके से दिया जाना चाहिए। जरूरत पड़ने पर अतिरिक्त जानकारी भी जोड़ी जा सकती है।

5. स्पष्टता: अस्पष्टता से बचें।

6. शिष्टाचार: हमेशा संबोधनकर्ता की स्थिति का ध्यान रखें और उसके प्रति सम्मान रखें। अभिभाषक के हित को बनाए रखने के लिए हावी होने की कोशिश न करें और न ही प्रयास करें। व्यंग्यात्मक टिप्पणियों से बचें और ईमानदार रहें। दूसरे व्यक्ति को क्षमा करें और जहां आवश्यक हो, माफी मांगें। अपने उत्तरों के साथ शीघ्र रहें ताकि अनुस्मारक की आवश्यकता न हो।

कब लिखना है

          लेखन की प्रक्रिया में समय, प्रयास और संसाधनों की आवश्यकता होती है। इसलिए, आपको लिखने से पहले खुद को संतुष्ट करना चाहिए कि यह वास्तव में आवश्यक है। इस संबंध में एक निर्णय पते की प्रस्तावित प्रतिक्रिया के लेखन की प्रस्तावित प्रतिक्रिया की कल्पना करके सुगम बनाया जा सकता है।

निम्नलिखित परिस्थितियों में लेखन का सहारा न लें:

• जब इस मामले को एक मात्र टेलीफोन कॉल या आमने-सामने बैठक के माध्यम से निपटाया जा सकता है
• जब उद्देश्य सिर्फ अपने लिए प्रशंसा पाने का होता है। यह आपके लिए अधिक संतोषजनक होना चाहिए अगर लोग आपके बारे में कुछ भी लिखे बिना आपकी प्रशंसा करते हैं।
• जब आप भावनात्मक रूप से परेशान होते हैं। कुछ भी लिखने से पहले, अपने आप को ठंडा होने का समय दें। याद रखें, एक घोड़े की दौड़ कभी भी शुरू नहीं होती है जब तक कि पिछली दौड़ से उठाई गई धूल न सुलझ जाए।

आपको निम्नलिखित परिस्थितियों में लिखना चाहिए:

जब मामला जटिल हो।

जब रिकॉर्ड को सीधे सेट करना आवश्यक होता है या जब गलत व्याख्या की संभावना होती है।

जब किसी का ध्यान विनम्र तरीके से खींचने की कोशिश की जाती है। सामान्य नहीं कर सकते।

जब लेखन के एक टुकड़े से यह स्थापित होने की उम्मीद की जाती है कि आपने वास्तव में इस मुद्दे पर कड़ी मेहनत की है।

तथ्य और जानकारी एकत्र करना

तथ्य और जानकारी व्यावसायिक व्यवहार में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। हमारे देश में, प्रशिक्षण की कमी के परिणामस्वरूप, अधीनस्थ कर्मचारियों द्वारा प्रस्तुत तथ्य और जानकारी वाले दस्तावेज अक्सर अपने वरिष्ठों के समय को बर्बाद करते हैं। यदि तथ्यों और सूचनाओं को डालते समय निम्नलिखित पहलुओं का ध्यान रखा जाए तो समय की इस बर्बादी को समाप्त किया जा सकता है:

1. तथ्यों को सत्य और सटीक होना चाहिए।

2. जानकारी में देरी नहीं होनी चाहिए और जरूरत के मुताबिक होनी चाहिए।

3. जानकारी वर्तमान स्थिति के अनुसार होनी चाहिए। यह याद रखना चाहिए कि किसी विशेष प्रकृति की जानकारी किसी दिए गए परिस्थिति में ही उपयोगी है। यदि स्थिति बदली है तो यह प्रासंगिक और उपयोगी नहीं रह सकती है।

4. कागज में मौजूदा स्थिति का मूल्यांकन करने के लिए आवश्यक विवरण भी होना चाहिए।

5. उचित अद्यतन के साथ उचित अंतराल पर जानकारी प्रस्तुत की जानी चाहिए।

6. सूचना को भूत, वर्तमान और भविष्य को कवर करते हुए सही परिप्रेक्ष्य में प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

7. सूचना प्रासंगिक होनी चाहिए और संगठन के भीतर या इसके बिना संसाधनों से हासिल की जानी चाहिए थी।

8. आधुनिक तकनीकों का उपयोग करके जानकारी प्रस्तुत की जानी चाहिए।

          लेखन की कला एक विशाल विषय है। केवल अधिक महत्वपूर्ण पहलुओं को कवर करने का प्रयास किया गया है। यह भी याद रखना चाहिए कि चूंकि अंग्रेजी देश में और साथ ही अंतर्राष्ट्रीय स्तर पर कामकाजी भाषा है, इसलिए इस भाषा पर कमान किसी भी क्षेत्र में बेहतर भविष्य की आकांक्षा रखने वाले के लिए निश्चित रूप से एक संपत्ति है।

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