TELEPHONIC CONVERSATION, HIGHWAY TO SUCCESS, HINDI (Part-4) Topic 5

सफलता के लिए राजमार्ग

PART-4 (Topic 5)

Topic 1. रूपांतरण की कला के माध्यम से सफलता

Topic 2. संचार की कमजोरी

Topic 3. जीभ की शरारत

Topic 4. सफलता का सफर

Topic 5. टेलीफोन पर बातचीत

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Topic 5. टेलीफोन पर बातचीत

 टेलीफोनिक बातचीत

            मानव जीवन में संपर्क एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। ये रिश्तों, बातचीत, बातचीत, बैठकों और औपचारिक अवसरों के माध्यम से बनाए रखा जाता है। जब शारीरिक दूरी संबंधों को कम करती है और व्यक्तिगत संपर्कों की संभावना को कम करती है, तो टेलीफोन लोगों को एक-दूसरे के करीब लाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। टेलीफोन अब एक अनिवार्य आवश्यकता बन गया है। घुमावदार दूरी के अलावा, यह समय भी बचाता है। इसी समय, यह आमने-सामने के संपर्कों से बचने का एक बहाना भी प्रदान करता है, जो वांछनीय नहीं है। नीचे दिए गए इस मूल्यवान उपकरण का अधिकतम उपयोग करने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं।

मंच एक: मानसिक तस्वीर

• 1. टेलीफोन कॉल करने से पहले, आपको इसके उद्देश्य के बारे में स्पष्ट होना चाहिए: चाहे आप जानकारी प्राप्त करना चाहते हों, दिशा-निर्देश देना चाहते हों, या अपनी प्रतिक्रिया व्यक्त करना चाहते हों।
• 2. निर्धारित करें कि बात करने के लिए सही व्यक्ति कौन है।
• 3. आपको उस व्यक्ति की सामाजिक स्थिति और शिक्षा का स्तर पता होना चाहिए जिससे आप बात करने जा रहे हैं। आपको उसकी प्रतिक्रिया को समझने में भी सक्षम होना चाहिए।
• 4. उन स्थितियों और दबावों के बारे में कल्पना करें, जिनके तहत प्राप्त होने के समय व्यक्ति आपके बुलावे पर हो सकता है। आपको उसके साथ संबंध का भी ध्यान रखना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपका कॉल उसे नाराज न करे।
• 5. आप जो कहना चाहते हैं, उसके बारे में स्पष्ट होने के अलावा, आपको यह अनुमान लगाने में भी सक्षम होना चाहिए कि दूसरा व्यक्ति आपसे क्या सुनना चाहेगा। आप अपने संदेश को सटीक और प्रभावी बनाने के लिए अनावश्यक जानकारी को बाहर कर सकते हैं।
• 6. आपको अपने भाषण की शैली भी तय करनी चाहिए। अपनी बातचीत को फलदायी बनाने के लिए शब्दों और टोन का चयन करें।
• 7. एक फोन कॉल करने से पहले महत्वपूर्ण बिंदुओं, नाम, दिनांक, संख्या, स्थान, राशि और इसी तरह से नीचे लिखें।
• 8. तैयार संदर्भ के लिए एक व्यक्तिगत टेलीफोन निर्देशिका बनाए रखें।
• 9. प्रासंगिक फाइलें, पत्राचार और अन्य संदर्भ सामग्री को संभाल कर रखें। आपको कॉल के दौरान इनकी आवश्यकता हो सकती है।
• 10. सुनिश्चित करें कि बातचीत के दौरान नोट्स लेने के लिए आपके पास कलम और कागज हो।
• 11. कॉल करने का सही समय निर्धारित करें। यह दिमाग के सही फ्रेम में सही व्यक्ति की उपलब्धता, साथ ही समय, प्रयास और शुल्क के संदर्भ में कॉल की लागत पर निर्भर करेगा।

चरण 2: एक कॉल के दौरान

एहतियात

            नंबर डायल करें या इसे ऑपरेटर को सावधानी से बताएं। यदि आपका कॉल गलत नंबर से डाला जाता है, तो आप समय और पैसा खो देंगे और भ्रमित भी हो सकते हैं।

प्रारंभिक

        यदि प्रतिक्रिया असलम-ओ-अलैकुम के साथ है, तो आपको वाअलीकुम-यू-सलाम के साथ पारस्परिक व्यवहार करना चाहिए। यदि आपकी कॉल का जवाब देने वाला व्यक्ति अपना या अपने संगठन का परिचय देता है, या `हैलो 'या` जो बोल रहा है' के साथ शुरू होता है, तो आपको असलम-ओ-अलैकुम कहना चाहिए और उस व्यक्ति से पूछना चाहिए जिसे आप बोलना चाहते हैं।

कई चरणों के मामले में

            यह मामला हो सकता है कि आप कई टेलीफोन चरणों में वांछित व्यक्ति तक पहुंचने में सक्षम होंगे। उस स्थिति में, आपको प्रत्येक चरण में फ़ॉरेस्टिंग पैरा में दिए गए निर्देशों का पालन करना चाहिए।

मामले में लाइन गिर जाती है

            यदि लाइन में गिरावट आती है, तो आपको टेलीफोन सेट में उपलब्ध तकनीकी सुविधाओं के अनुसार संपर्क को फिर से स्थापित करने का प्रयास करना चाहिए।

जब बुलाया गया व्यक्ति उपलब्ध नहीं है

            यदि वांछित व्यक्ति उपलब्ध नहीं है, तो आपको उसके किसी सहकर्मी या संचालक, अपना नाम और अपने संगठन का नाम बताना होगा। आप उसे वह मामला भी बता सकते हैं जिसके बारे में आप उससे बात करना चाहते थे या यदि यह संभव नहीं है, तो आप उस समय को इंगित करने वाले संदेश को छोड़ सकते हैं जब आप उसे फिर से कॉल करेंगे या उसे एक निश्चित समय पर आपको कॉल करने का अनुरोध करेंगे।

संक्षिप्ति

            आपके पास कहने के लिए बहुत कुछ होने के बावजूद भी संक्षिप्त होना चाहिए, क्योंकि दूसरे व्यक्ति के पास उपस्थित होने के लिए अधिक महत्वपूर्ण मामले हो सकते हैं।

स्पष्टता

            आप जो कहना चाहते हैं, उसमें आपको बहुत स्पष्ट होना चाहिए।

के सौजन्य से

            फोन पर हमेशा विनम्र रहें। उस व्यक्ति का धन्यवाद करें जिसने आपका कॉल प्राप्त किया है, भले ही वह आपको कोई जानकारी देने में सक्षम न हो।

टिप्पणियाँ

            कॉल करने से पहले आपने जो नोट्स तैयार किए थे, उनसे सलाह लेते रहें ताकि कोई बिंदु छूट न जाए।

विराम

            बातचीत के दौरान प्रतिक्रिया की सुविधा के लिए उचित अंतराल पर रोकें।

वर्तनी

            गलतियों से बचने के लिए, नोट लेने के लिए पूछते समय व्यक्तियों और स्थानों के नाम बताएं।

सारांश

            यदि बातचीत लंबी हो गई है, तो फांसी देने से पहले संक्षेप में बताएं, तारीखों, समय और दोबारा की जाने वाली महत्वपूर्ण कार्रवाइयों की फिर से पुष्टि करने के लिए ध्यान रखें।

चरण 3: बंद होने के बाद

लिख देना

            फांसी देने के तुरंत बाद, आपको बातचीत के दौरान प्रसारित किए गए नोट्स तैयार करने चाहिए

ऊपर का पालन करें

            निर्णय और प्रतिबद्धताओं के कार्यान्वयन के लिए एक योजना तैयार करें। आवश्यकता होने पर संबंधित व्यक्तियों को अनुस्मारक और रिपोर्ट भेजें।

जब आप एक फोन कॉल प्राप्त करते हैं

• शीघ्र, विनम्र और सहकारी बनें।
• अपने निपटान में उपकरण के कार्यों, सुविधाओं और आवश्यकताओं के साथ खुद को परिचित करें। आपको लाइन में देरी या ड्रॉप किए बिना कॉल को एक एक्सटेंशन से दूसरे में स्थानांतरित करने में सक्षम होना चाहिए।
• रिसीवर उठाने के बाद आपको कहना चाहिए, 'असलम-ओ-अलैकुम' और अपनी पहचान। फिर, आपको कॉल करने वाले की पहचान और उसकी कॉल के उद्देश्य का पता लगाने के लिए इंतजार करना चाहिए। यदि आप वह व्यक्ति नहीं हैं जिसे वह बुलाना चाहता है, या उसे बात करनी चाहिए, तो उसे सही व्यक्ति तक पहुंचने में मदद करें। यदि यह संभव नहीं है, तो उसके लिए संदेश नीचे ले जाएं और समय पर उसकी डिलीवरी सुनिश्चित करें।
• यदि आप बातचीत जारी रखने की स्थिति में नहीं हैं, तो आपको बाद में कॉल वापस करना चाहिए। यदि आप किसी और की ओर से कॉल का जवाब दे रहे हैं, तो आपको यह धारणा नहीं बनानी चाहिए कि वांछित व्यक्ति कॉलर से बचने की कोशिश कर रहा है।
• यदि आपको किसी अन्य व्यक्ति के लिए कोई संदेश या जानकारी प्राप्त हो रही है, तो इसे नोट करें और इसे कॉलर को पढ़ें ताकि त्रुटियां, चूक और गलतफहमी, यदि कोई हो, तो उसे ठीक कर लिया जाए।
• फोन पर बात करते समय घबराएं या जल्दबाजी न करें। यदि दूसरा व्यक्ति बहुत तेजी से बोल रहा है, तो आपको उसे धीमा करने का अनुरोध करना चाहिए।
• आमने-सामने बातचीत में, हम दूसरे व्यक्ति को चौकस होने का आश्वासन देने के लिए इशारों का उपयोग कर सकते हैं। टेलीफ़ोनिक वार्तालाप में इसे प्राप्त करने के लिए, किसी को शब्दों और वाक्यांशों का उपयोग करना चाहिए जैसे: हाँ, in जी ’या मैं देख रहा हूं, अंतरिम रूप से।
• रेखा पर रहते हुए, अपना ध्यान न बांटें। यदि आप पास के किसी व्यक्ति से कोई बात कहते हैं, तो यह फोन करने वाले के मन में गलतफहमी या भ्रम पैदा कर सकता है। यदि आप किसी अन्य टेलीफोन पर दूसरी कॉल प्राप्त करते हैं, तो एक फोन पर बात करते समय, आप दूसरे व्यक्ति को होल्ड करने के लिए कह सकते हैं। लेकिन अगर आपको लगता है कि दूसरे कॉलर के बारे में बात करने के लिए कुछ और महत्वपूर्ण हो सकता है, तो आप पहले कॉलर को होल्ड करने और फिर दूसरे कॉलर में भाग लेने का अनुरोध कर सकते हैं।
• यदि, एक टेलीफोन पर बातचीत के दौरान, आपको कुछ और जरूरी चीजों में शामिल होना है, तो फोन करने वाले को पकड़ने के लिए न कहें। इसके बजाय, आपको स्वयंसेवक को वापस बुलाना चाहिए।
•  यदि लाइन ड्रॉप हो जाती है, तो रिसीवर को नीचे रखें, कॉलर वापस कॉल कर सकता है।
• जब बातचीत पूरी हो जाए, तो महत्वपूर्ण बिंदुओं को दोहराएं और संख्याओं, पतों और इस तरह की पुष्टि करें।
• कॉल समाप्त करना कॉल करने वाले का विशेषाधिकार है, न कि रिसीवर का। पैगंबर (PBUH) ने उस व्यक्ति की छुट्टी नहीं ली, जो उसे देखने आया था, जब तक कि आगंतुक खुद नहीं छोड़ना चाहता था।
• भविष्य के संदर्भ के लिए कॉल के बाद अपने नोट्स व्यवस्थित करें। यदि कोई रिकॉर्ड बनाए रखना है, या संबंधित व्यक्तियों को संदेश भेजा जाना है, तो विलंब न करें।
• यदि आपने कोई संदेश लिया है, तो उस पर तारीख डालना न भूलें। अधिकांश कार्यालयों में, इस उद्देश्य के लिए उचित रूप प्रदान किए जाते हैं। आप इसे भर सकते हैं और इसे संबंधित व्यक्ति के टेबल पर रख सकते हैं। इसके अलावा, जब वह अपनी सीट पर वापस आता है, तो उसे उस फोन कॉल के बारे में याद दिलाएं जो आपने उसके लिए प्राप्त किया था। अन्यथा इसे व्यावसायिक लेबल के खिलाफ माना जा सकता है।

और दिशानिर्देश

•  यदि आपको संदेह है कि गलत नंबर कहा गया है, तो आपको वांछित फोन नंबर को दोहराना चाहिए और पुष्टि के लिए पूछना चाहिए। कभी भी दूसरे व्यक्ति से उसकी पहचान या फोन नंबर प्रकट करने के लिए न कहें।
•  फोन उठाने के बाद फोन करने वाले को इंतजार करने के लिए न कहें। यदि आप तुरंत कॉल में भाग लेने में सक्षम नहीं हैं, तो आपको उसे वापस करने की पेशकश करनी चाहिए। कॉल करने वाले को बुरा नहीं लगेगा अगर वह आपकी सलाह की सराहना करता है। यदि कोई बच्चा आपकी कॉल पर उपस्थित होता है, तो उसके बौद्धिक स्तर पर उससे बात करना बेहतर है; अन्यथा, उसके लिए वांछित व्यक्ति को अपने संदेश को समझना, याद रखना और संदेश देना मुश्किल होगा। अपनी ओर से, आपको अपने बच्चों और नौकरों को आवश्यकता पड़ने पर फोन कॉल पर उपस्थित होने के लिए प्रशिक्षित करना चाहिए।
• यदि आप किसी और के फ़ोन कॉल पर जाते हैं, तो अजनबियों को विवरण देने से बचें।z
• यदि आपको किसी अन्य व्यवसाय में भाग लेने के लिए बातचीत के दौरान रिसीवर को नीचे रखना पड़ता है, तो सुनिश्चित करें कि कॉलर आपके अंत में क्या हो रहा है, यह नहीं सुन सकता है।
• अपने मेहमानों या आगंतुकों के लिए जाते समय फोन कॉल से बचें।
• घर पर अपनी पत्नी से खरीदारी की सूची प्राप्त करने के लिए फोन का उपयोग न करें। घर छोड़ने से पहले सूची सुरक्षित करना बहुत समय बचाता है।
• काम के घंटों के दौरान अपने कार्यस्थल पर व्यक्तिगत कॉल करने से दोस्तों को हतोत्साहित करें।
•  लंबी दूरी की कॉल पर, आप जोर से बोल सकते हैं; लेकिन चिल्लाने से संचार विकृत हो सकता है।
• फोन पर, आपकी आवाज नरम लेकिन स्पष्ट होनी चाहिए। अनुकूल होने की कोशिश करें और बोलें जैसे कि आप रिसीवर के साथ आमने-सामने बैठे हैं।
• टेलीफ़ोन संचार कौशल पर प्रशिक्षण कार्यक्रम और साहित्य पढ़ना शामिल करना उन सभी के लिए वांछनीय है जो टेलीफोन का उपयोग करते हैं; टेलीफोन ऑपरेटरों, व्यक्तिगत सहायकों / सचिवों और ग्राहक सेवा कर्मियों के लिए और अधिक।
• टेलीफोन तत्काल और महत्वपूर्ण संचार के लिए समय की बचत करने वाला उपकरण है। इसे दूसरों के खर्च पर मनोरंजन के गैजेट में न बदलें।

Part 4, Topic 5 end here and Part 5 with Topic 1 Start in next post...