MINUTES OF THE MEETING, HIGHWAY TO SUCCESS BOOK, HINDI VERSION PART-6 (Topic 6)

सफलता के लिए राजमार्ग

PART-6 (Topic 6)

Topic 1. टीम वर्क

Topic 2. शिष्ठ मंडल-काम पूरा करना

Topic 3. परिभाषा-स्कोप और प्रतिनिधिमंडल का उद्देश्य

Topic 4. भवन संगठनों के माध्यम से बैठक

Topic 5. बैठक का संचालन कैसे करें

Topic 6. बैठक के मिनट

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Topic 6. बैठक के मिनट

बैठक का समय

प्रत्येक बैठक की कार्यवाही को रिकॉर्ड करना आवश्यक है। प्रत्येक प्रतिभागी को इस प्रक्रिया में मदद करने के लिए नोट्स लेने चाहिए। यह केवल इन मिनटों के माध्यम से होता है कि कोई यह देख सकता है कि निर्णय कैसे आए थे, और यह जिम्मेदारी किसकी है, जब उन्हें लागू करना है। मिनटों को पृष्ठभूमि, वर्तमान परिदृश्य, पूर्वानुमान और भविष्य की योजनाओं को कवर करना चाहिए। यद्यपि उचित स्वरूपों में मिनट रिकॉर्ड करना सचिवीय कर्मचारियों की जिम्मेदारी है, फिर भी यह वांछनीय है कि सभी प्रतिभागियों को इस कौशल का अधिग्रहण करना चाहिए ताकि प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाया जा सके; और उनके लिए तैयार किए गए मिनटों का उपयोग समझने, मूल्यांकन करने, सराहना करने और बनाने के लिए।

नोट लेने की कला

नोटबंदी के चार अलग-अलग तरीके हैं:

• संवाद के रूप में व्यापक नोट्स की शब्दशः रिकॉर्डिंग।
• कानूनी भाषा में केवल निष्कर्ष और संकल्प रिकॉर्ड करना।
• संकल्पों और निर्णयों के शब्दों के साथ कार्यवाही का सारांश
• व्यापारिक बैठकों में, सामान्य अभ्यास एक चार्ट के रूप में कार्यवाही को रिकॉर्ड करने के लिए होता है, जिसमें निर्णय लेने के लिए तीन कॉलम होते हैं, कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के नाम और समय सीमा।
• अंतिम विधि विश्लेषण और जवाबदेही के लिए सबसे उपयुक्त है।
• इससे संगठनात्मक प्रदर्शन को बेहतर बनाने और निर्णयों को लागू करने में मदद मिलती है।

नोट लेते समय निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना चाहिए:

भाषा

• मिनट लिखने के लिए इस्तेमाल की जाने वाली भाषा होनी चाहिए: प्रत्यक्ष, यथार्थवादी और उद्देश्य स्पष्ट, सटीक और निष्पक्ष।
• मिनट चाहिए: सही नामों और तारीखों द्वारा दस्तावेजों को संदर्भित प्रस्तावों के सटीक शब्दों को रिकॉर्ड करें
• मिनट नहीं होना चाहिए: किसी भी गर्म चर्चा या अनैतिक बातचीत के संदर्भ में लेखकों या उनके मालिकों के दृष्टिकोण को लंबे समय तक हवा वाले वाक्यों या संवादों का उपयोग करने की कोशिश करें।
• बैठक के अध्यक्ष को कभी भी नोट्स लेने की जिम्मेदारी नहीं लेनी चाहिए।

तीन चरणों

मिनट की तैयारी में तीन चरण होते हैं।

• 1. प्रत्येक प्रविष्टि के लिए तारीख का उल्लेख करते हुए, एक उचित नोट बुक का उपयोग करें। केवल प्रासंगिक बिंदुओं को दर्ज करें
• 2. इसे अनुमोदन के लिए अध्यक्ष के सामने पेश करने से पहले, मसौदे की तुलना एजेंडा से करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि एजेंडा में सभी वस्तुओं को मिनटों में कवर किया गया है।
• 3. संगठन का नाम, बैठक का स्थान, बैठक का समय और समय, बैठक की प्रकृति, शीर्षकों और उप-शीर्षकों, और अध्यक्ष और प्रतिभागियों के नाम और अनुपस्थित लोगों के नाम भी शामिल करना सुनिश्चित करें। उपरोक्त बिंदु आगे तीन अलग-अलग शीर्षों के नीचे विस्तृत रूप से दिए गए हैं।

1. बैठक से पहले

यदि आपको मिनटों की तैयारी का काम सौंपा जाता है, तो आपको बैठक से पहले प्रारूप के बारे में चेयरपर्सन के मार्गदर्शन की तलाश करनी चाहिए। आपको इस उद्देश्य के लिए निर्दिष्ट संगठनात्मक दिशानिर्देशों और / या स्वरूपों से परिचित होना चाहिए।

2. बैठक के दौरान

छुट्टी / अनुपस्थित सदस्यों के नाम दर्शाने की तारीख, समय और स्थान रिकॉर्ड उपस्थिति लिखें

• एजेंडा नोट करें
• मिनट और प्रासंगिक मुद्दों / पत्राचार की रिकॉर्ड पुष्टि
• चार्ट के रूप में कार्यवाही के सारांश को रिकॉर्ड करने के लिए निम्नलिखित प्रमुखों का उपयोग करें:
• संक्षिप्त परिचय
• चर्चा का सारांश
• निर्णय / आवश्यक कार्रवाई
• कार्रवाई के लिए जिम्मेदारी
• समय सीमा
• मिनटों में आइटम पर सीरियल नंबर असाइन करें
• अपने दृष्टिकोण और प्रतिभागियों की सोच और उद्देश्यों के बीच सामंजस्य विकसित करें
• अस्पष्ट मुद्दों पर विस्तार / निर्णय के लिए पूछें
• तथ्यों को विचारों से अलग करें
• जबान संभाल के; असंदिग्ध, छोटे वाक्यों का उपयोग करें।

आपके पास एक स्पष्ट दिमाग होना चाहिए और यदि आपके द्वारा किया गया कोई भी प्रस्ताव खारिज कर दिया जाता है, तो आपको इसे प्रतिष्ठा के मामले में नहीं बदलना चाहिए।

3. बैठक के बाद

• ड्राफ्ट को अंतिम रूप दें
• अपनी टिप्पणी के लिए अध्यक्ष या किसी अन्य जिम्मेदार सदस्य को मसौदा दिखाएं
• टाइपिंग / वर्ड प्रोसेसिंग, प्रारूप, लेआउट, आदि के लिए निर्देश जारी करें।
• सबूत-पढ़ने के लिए
• दो दिन के भीतर काम खत्म करो
• सदस्यों के बीच मिनट परिचालित करें; और दूसरों को भी, चेयरपर्सन की अनुमति से
• कागजात को ध्यान से दर्ज करें कार्यान्वयन को मॉनिटर करने के लिए एक डायरी या चार्ट का उपयोग करें।

मिनट लिखने की ज़िम्मेदारी जिन लोगों को सौंपी जानी चाहिए, वे हैं: मीटिंग की अध्यक्षता करने की ज़िम्मेदारियों का संयोजन करना और मिनटों की असमानता पर चर्चा करना और मिनटों की रिकॉर्डिंग में अपने स्वयं के विचारों और विचारों को सम्मिश्रित करना, वास्तविक कार्यवाहियों के साथ बहुत से नामों का संक्षिप्त रूप से उपयोग करना रिकॉर्डिंग तिथि, समय और स्थान पर प्रतिभागियों की स्थिति को प्रभावित करने वाले आयामों, प्रतीकों और योगों और प्रारूपण में देरी

प्रतिभागियों की जिम्मेदारियां

बैठक की प्रकृति जो भी हो, यह तभी फलदायी हो सकती है जब मुद्दों पर चर्चा की जाए और निर्णय पूरी गंभीरता के साथ लागू किए जाएं। सफल कार्यान्वयन के लिए, हमें एक निगरानी प्रणाली की आवश्यकता है। पूरी प्रक्रिया की सफलता इससे जुड़े व्यक्तियों पर निर्भर करती है। एक बैठक के प्रतिभागियों को तीन समूहों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

• जो एक संगठन में अपनी स्थिति के आधार पर भाग लेते हैं
• जो एक बैठक आयोजित करने, नोट्स लेने और गुप्त कार्य के लिए जिम्मेदार हैं
• जो बैठक की अध्यक्षता करते हैं

इन तीन समूहों में से प्रत्येक की भूमिका का अध्ययन उन चरणों में किया जा सकता है जो पूर्ववर्ती, मेल खाते हैं, और मेटिंग का पालन करते हैं।

बैठक से पहले, प्रतिभागियों को चाहिए:

• 1. यह सुनिश्चित करने के लिए पिछली बैठक के मिनटों का अध्ययन करें कि उन्हें सौंपे गए कार्य पूरे हो चुके हैं; और अपेक्षित प्रश्नों पर चर्चा और जवाब देने के लिए तैयार रहें
• 2. चेयरपर्सन या सचिव के साथ पहले से चर्चा करें, अगर एजेंडे पर कोई प्रस्ताव है
• 3. बैठक से पहले या बाद में अन्य नियुक्तियों से बचें
• 4. बैठक के दौरान टेलीफोन कॉल करने / प्राप्त करने से बचें; इसे दूसरों को सौंपना; और बैठक के दौरान कॉल लेने में असमर्थता के बारे में संबंधित व्यक्तियों को सूचित करना
• 5. सही समय पर बैठक में उनकी उपस्थिति सुनिश्चित करें, अधिमानतः सुविधा प्रदान करने के लिए निर्धारित समय से पहले।
• 6. एजेंडे पर उनके द्वारा रखी गई वस्तुओं के बारे में तथ्यों और आंकड़ों को इकट्ठा करें और व्यवस्थित करें
• 7. एजेंडा का अध्ययन करें और उन वस्तुओं को चिह्नित करें जो व्यापक तैयारी का गुण रखते हैं।
• 8. भाग लेने में असमर्थता के आयोजकों को सूचित करें; नियमों को अनुमति देने पर प्रॉक्सी को नियुक्त और संक्षिप्त करें।

बैठक के दौरान, प्रतिभागियों को चाहिए:

• 1. आवश्यक स्टेशनरी संभाल कर रखें
• 2. प्रस्तुतियाँ करते समय संक्षिप्त, स्पष्ट और पहले से बनें
• 3. उनके विचारों को खुलकर और ईमानदारी से व्यक्त करें
• 4. प्रवचन को एजेंडा आइटम तक सीमित रखें और दूसरों को भी ऐसा करने में मदद करें
• 5. जहां आवश्यक हो, स्पष्टीकरण की तलाश करें
• 6. सकारात्मक दृष्टिकोण होना चाहिए। अपने विचारों को व्यक्त करने में संकोच नहीं करना चाहिए, जब तक कि वे नियमों का उल्लंघन न करें
• 7. उनकी प्रस्तुति और भागीदारी कौशल का उपयोग करके बैठक को और अधिक सार्थक बनाएं, प्रासंगिक प्रश्न पूछकर, सुनकर और त्वरित और सही निर्णयों के लिए प्रतिभागियों को तैयार करके चीजों को स्पष्ट करें।
• 8. अन्य प्रतिभागियों के अधिकारों का सम्मान करें, और अपने विचारों को व्यक्त करने के लिए अप्रत्याशित को प्रोत्साहित करें
• 9. समस्याओं को सुलझाने और संघर्षों को हल करने के लिए उनकी रचनात्मकता का उपयोग करें
• 10. अनावश्यक बातचीत, मजाक, ताना, उपहास, अपमानजनक और अन्य ऐसे व्यवहार से बचें जो टकराव पैदा करते हैं
• 11. उन वस्तुओं पर ध्यान दें, जिन पर उन्हें फॉलो-अप करना आवश्यक है
• 12. इस मंच को अधिक प्रभावी बनाना चाहिए; और इसका उपयोग सामूहिक समस्याओं को हल करने के लिए करें
• 13. संगठन के सामूहिक हित के लिए खुले दिमाग और चिंता के साथ बैठक में भाग लें। यदि समूह द्वारा उनके प्रस्तावों को स्वीकार नहीं किया जाता है तो परेशान नहीं होना चाहिए।

बैठक के बाद, प्रतिभागियों को चाहिए:

• 1. मिनटों का ध्यानपूर्वक अध्ययन करें
• 2. उन्हें सौंपे गए कार्यों के लिए कार्य योजना तैयार करें
• 3. सूचना प्राप्त करने के हकदार उनके सहयोगियों और सहायकों को निर्णय लेना, लेकिन गोपनीय जानकारी और मामलों को लंबित निर्णय नहीं देना चाहिए
• 4. सर्वसम्मति के माध्यम से किए गए निर्णय के विरूद्ध या शिकायत करने से बचें
• 5. पहले से किए गए निर्णयों के संशोधन के लिए अगली बैठक तक प्रतीक्षा करें
• 6. व्यक्तिगत असहमति के बावजूद, सामूहिक निर्णयों के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदारी माननी चाहिए।

सचिव की जिम्मेदारियां

बैठक से पहले सचिव को चाहिए:

1. पिछली बैठक के मिनट प्राप्त करें और सभी संबंधित जानकारी एकत्र करें।

2. एक तार्किक तरीके से एजेंडा तैयार करें और इसे अध्यक्ष द्वारा अनुमोदित करें।

3. पिछली बैठक के मिनट और अगली बैठक के एजेंडे को परिचालित करें।

4. अनुस्मारक भेजें, जहाँ आवश्यक हो।

बैठक के दिन, सचिव को चाहिए:

1. निर्धारित समय से पहले कार्यक्रम स्थल पर पहुंचें

2. बैठक कक्ष में व्यवस्था की जाँच करें

बैठक के दौरान, सचिव को चाहिए:

1. संबंधित दस्तावेजों की उपलब्धता सुनिश्चित करें

2. कार्यवाही रिकॉर्ड करें

3. अध्यक्ष की सहायता करें।

बैठक के बाद, सचिव को चाहिए:

1. अस्पष्ट निर्णयों और अस्पष्ट अभिव्यक्तियों के बारे में स्पष्टीकरण मांगें

2. मिनट तैयार करें और चेयरपर्सन की स्वीकृति प्राप्त करे

3. मिनट सर्कुलेट करें [अधिमानतः दो दिनों के भीतर]

4. फैसलों का पालन करें और कार्यान्वयन की निगरानी करें।

चेयरमैन की जिम्मेदारियां

बैठक से पहले, अध्यक्ष को:

1. एजेंडे पर आइटम का अध्ययन करें और प्रासंगिक जानकारी एकत्र करें।

2. एजेंडे को मंजूरी

3. सभी प्रतिभागियों को एजेंडा प्रेषण सुनिश्चित करें

4. सुनिश्चित करें कि सभी व्यवस्थाओं को अंतिम रूप दिया गया है

बैठक के दौरान, अध्यक्ष को चाहिए:

1. सुनिश्चित करें कि बैठक निर्धारित समय पर शुरू हो।

2. एजेंडा (उद्देश्यों और) का परिचय दें

3. सभी भाग लेने के लिए प्रोत्साहित करें

4. अनुशासन और व्यवस्था बनाए रखें।

5. उचित निर्णय लेने की सुविधा।

अध्यक्ष का रवैया तानाशाहीपूर्ण नहीं होना चाहिए। दूसरी ओर, उसे अपनी स्थिति से समझौता किए बिना, उसके और उसकी टीम के सदस्यों के बीच की दूरी को कम करने का प्रयास करना चाहिए; सदस्यों के बीच भागीदारी की भावना पैदा करना; और उस पर अपनी निर्भरता कम से कम करें।

बैठक के बाद, अध्यक्ष को:

1. मिनटों का अध्ययन करें और उसमें लिए गए निर्णयों के आलोक में आवश्यक निर्देश दें।

2. मिनट स्वीकृत करें और संचलन और अनुवर्ती के लिए निर्देश जारी करें।

3. कार्यान्वयन प्रक्रिया की निगरानी के लिए एक प्रणाली बनाएं।

 PART-6, Topic 6 end here and Part-7 with Topic 1 Start in next post...