MEETINGS AS MEANS OF BUILDING ORGANIZATIONS, HIGHWAY TO SUCCESS BOOK, HINDI VERSION PART-6 (Topic 4)

सफलता के लिए राजमार्ग

PART-6 (Topic 4)

Topic 1. टीम वर्क

Topic 2. शिष्ठ मंडल-काम पूरा करना

Topic 3. परिभाषा-स्कोप और प्रतिनिधिमंडल का उद्देश्य

Topic 4. भवन संगठनों के माध्यम से बैठक

Topic 5. बैठक का संचालन कैसे करें

Topic 6. बैठक के मिनट

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Topic 4. भवन संगठनों के माध्यम से बैठक

जानकारी का आदान - प्रदान

एक पुराने कहावत के अनुसार, एक और एक ग्यारह बनाते हैं। हम अपने दिन-प्रतिदिन के लेन-देन में इस स्वयंसिद्ध की अभिव्यक्ति का निरीक्षण कर सकते हैं। जब दो व्यक्ति किसी काम को करने के लिए हाथ मिलाते हैं, या किसी समस्या को हल करने के लिए सिर मिलाते हैं, तो उनका सामूहिक उत्पादन हमेशा उनके व्यक्तिगत आउटपुट के योग से अधिक होता है। जैसे ही हम इसमें गहराई से जाते हैं, दो प्रश्न उभरते हैं। सबसे पहले, मन की आदर्श संख्या क्या है, जो जब एक साथ रखी जाती है, तो इष्टतम परिणाम उत्पन्न करेगी? दूसरा, क्या निर्णय लेने में बड़ी संख्या में व्यक्तियों को शामिल करना उचित है, या अपेक्षाकृत छोटे लोगों के समूह द्वारा किए गए निर्णयों को क्रियान्वित करने में बड़ी संख्या में व्यक्तियों को शामिल करना बेहतर है? अभिव्यक्ति की स्वतंत्रता प्रत्येक नागरिक का अधिकार है; और जनता की राय सामूहिक मामलों में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। सार्वजनिक राय को विचार के तहत इस मुद्दे पर काफी विचार करने और आवश्यक पूछताछ और अनुसंधान करने के बाद उस पर पहुंचने वाले लोगों के समूह के सदस्यों की राय की आम सहमति के रूप में परिभाषित किया गया है। यह प्रक्रिया सलाहकार प्रबंधन की सुविधा भी प्रदान करती है, जो शासन, राजनीति, व्यावसायिक अन्य संस्थानों में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। परामर्श आवश्यक है क्योंकि:

यह हमें सभी पहलुओं की जांच करने और सही निष्कर्ष पर पहुंचने में सक्षम बनाता है।

पूरे समूह के साथ परामर्श सदस्यों की संतुष्टि का एक स्रोत है यह एक प्रशिक्षण मैदान के रूप में कार्य करता है।

एक दुखद स्थिति

यह एक त्रासदी है कि जनमत का हमारे राष्ट्रीय मामलों में किए गए अधिकांश निर्णयों से बहुत कम लेना-देना है। निर्णय शीर्ष पर लिया जाता है और लाइन को मजबूर किया जाता है। इसीलिए, हम आगे बढ़ने के बजाय पीछे की ओर जा रहे हैं। यहां तक ​​कि सरकारी विभागों, व्यावसायिक संस्थानों और सामाजिक कल्याण संगठनों के मामले में, जनता की राय या परामर्श प्राप्त करने के लिए कोई भी तंत्र खोजने के लिए दुर्लभ है। यह इस कारण से है कि हम अक्सर अपने सामूहिक प्रयासों में अपना समय बर्बाद करने जैसा महसूस करते हैं।

बैठकों: रूपों और मंचों

बैठकें परामर्श के लिए महत्वपूर्ण मंच हैं। इसके उद्देश्य और दायरे के आधार पर, एक बैठक को सम्मेलन, सम्मेलन, संगोष्ठी, संगोष्ठी, सत्र, या रैली के रूप में कहा जा सकता है। किसी उपसर्ग का जोड़, जैसे दैनिक, साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक, इसकी आवधिकता को निर्दिष्ट करता है। सामान्य निकाय, प्रबंध समिति और निदेशक मंडल जैसी शर्तें, सामान्य शब्द, बैठक के लिए उपसर्ग, भागीदारी को निर्दिष्ट करती हैं। वर्तमान चर्चा अपेक्षाकृत छोटे समूहों की बैठकों तक ही सीमित है।

प्रयोजनों

• सामूहिक चिंता के मुद्दों पर विचार-विमर्श करना
• प्रासंगिक जानकारी और आँकड़ों के प्रकाश में समस्याओं का विश्लेषण करने के लिए
• निर्णय लेने और कार्यान्वयन की योजना बनाने के लिए
• रचनात्मक सोच और रचनात्मक पूछताछ को बढ़ावा देना

फायदे

एक बैठक प्रत्येक प्रतिभागी को अपने विचार व्यक्त करने और अंतिम परिणाम में योगदान करने का अवसर प्रदान करती है। इससे आपसी सहयोग, सकारात्मक दृष्टिकोण और आत्मविश्वास के साथ निर्णयों को लागू करने के लिए जिम्मेदारी की भावना पैदा होती है। यह संगठन की जनशक्ति में एक निवेश है जो अपनी भौतिक संपत्ति में निवेश के लिए उतना ही महत्वपूर्ण है।

दूसरे, निर्णयों की गुणवत्ता में सुधार होता है क्योंकि सामान्य मुद्दों पर कई दिमाग एकाग्र होते हैं; अधिक प्रासंगिक जानकारी उपलब्ध हो जाती है; बेहतर प्रस्ताव सामने रखे गए हैं; और समूह के मनोबल, उत्पादकता और प्रभावशीलता में सुधार है।

नुकसान

एक बैठक में अक्सर कई मानव-घंटों का अपव्यय होता है। उदाहरण के लिए, यदि एक घंटे तक चलने वाली बैठक में दस व्यक्ति शामिल होते हैं, तो संगठन उस पर 10 मानव-घंटे खर्च करता है। यदि परिणाम पर्याप्त है, तो आदमी-घंटे लाभपूर्वक खर्च किए जाते हैं, अन्यथा यह नुकसान है। हालांकि, अक्सर एक बैठक में कुछ प्रतिभागियों के व्यर्थ रवैये के कारण पर्याप्त लाभकारी उत्पादन नहीं मिलता है, जो निम्नलिखित में से एक या अधिक में लिप्त होते हैं: किसी भी पदार्थ के बिना बोलते हुए किसी भी कार्रवाई से बचने के लिए छोटे महत्व के बिंदुओं पर असंबंधित मुद्दों पर भाषण देना पारस्परिक संबंधों को बढ़ावा देने की प्रशंसा के आदान-प्रदान पर समय बर्बाद करना; और सामूहिक समूहों के उभरने और सामूहिक हितों के लिए हानिकारक।

बैठकों के प्रकार

         डॉ। थॉमस गॉर्डन के अनुसार, बैठकों की दो प्रमुख श्रेणियां हैं: (ए)। समस्याओं के समाधान के लिए सूचना और (बी) के आदान-प्रदान के लिए।

5. नियमित बैठकें:

            इस तरह की बैठकें अनिवार्य रूप से ज्ञान बढ़ाने, विचार प्रक्रिया के विकास, दूसरों के प्रदर्शन के बारे में जागरूकता हासिल करने, और इसी तरह से आयोजित की जाती हैं। समस्या-समाधान इन बैठकों में चर्चा का विषय नहीं होना चाहिए। प्रतिभागियों की संख्या या तो प्रतिबंधित नहीं होनी चाहिए, इस तरह की बैठकें आयोजित की जा सकती हैं: एक सम्मेलन की कार्यवाही का वर्णन या किसी यात्रा का विवरण एक विशेषज्ञ पूर्व निर्धारित व्यक्तिगत या विभागीय रिपोर्टों को सुनें प्रदर्शन की रिपोर्ट, संवाद निर्णय और / या कार्यान्वयन के लिए योजना।

इन बैठकों में प्रतिभागियों को प्रश्न पूछने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है।

समस्याओं को सुलझाना

इस श्रेणी के अंतर्गत आने वाली बैठकें आगे के पैराग्राफ में बताई गई पाँच प्रकारों में विभाजित की जा सकती हैं।

समस्याओं को सुलझाना

समस्याएं हर संगठन में मौजूद हैं लेकिन अक्सर संबंधित लोग अनजान बने रहते हैं, या सच्चाई को स्वीकार करने से इनकार करते हैं। ऐसी बैठकों का उद्देश्य, जिन्हें वर्ष में दो बार से अधिक की आवश्यकता नहीं हो सकती है, समस्याओं की पहचान करना है। केवल समस्याओं पर चर्चा करने और उनके समाधान पर ध्यान नहीं दिया जाना चाहिए।

हालांकि, कुछ प्रतिभागी मुख्य कार्यकारी की उपस्थिति में अपनी समस्याओं पर चर्चा करने से डरते हैं। इस बाधा को दूर करने के लिए, प्रतिभागियों को प्रवक्ता के माध्यम से संवाद करने की अनुमति दी जा सकती है, या खुद को पहचानने के बिना कागज के एक टुकड़े पर समस्याओं को लिखने और इसे एक बॉक्स में छोड़ने के लिए कहा जा सकता है।

2. प्रस्ताव समाधान: 

समस्याओं की पहचान होने के बाद, इन्हें प्राथमिकता दी जानी चाहिए। मान लीजिए कि आप निम्नलिखित चार समस्याओं पर चर्चा करने के लिए बैठक में भाग लेते हैं, बीस की सूची में से, पहले की बैठक में पहचानी गई हैं:

• बढ़ती हताशा के परिणामस्वरूप कर्मचारी संगठन छोड़ रहे हैं
• संगठन में सभी ने आपसी विश्वास और सह-अस्तित्व की कमी के कारण स्वतंत्र रूप से कार्य करना शुरू कर दिया है।
• ओवरटाइम के आधार पर रूटीन काम किया जा रहा है।
• उपभोक्ताओं से प्राप्त उत्पादों के बारे में शिकायतों की संख्या में वृद्धि।

इस बैठक में आपको उपरोक्त सभी समस्याओं पर एक-एक करके चर्चा करनी चाहिए। समाधान के लिए प्रस्ताव प्रस्तुत किया जाना चाहिए, लेकिन इस बैठक के दौरान चर्चा नहीं की गई। प्रत्येक समस्या का विश्लेषण विभिन्न कोणों से किया जाता है। प्रतिभागियों को अपने विचारों को प्रस्तुत करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। सभी विचारों को बाद की बैठक में विश्लेषण के लिए दर्ज किया गया है।

इस तरह की बैठकें सहभागिता की भावना विकसित करने और प्रतिभागियों का मनोबल बढ़ाने में मदद करती हैं।

3. प्रस्ताव का विश्लेषण और निर्णय करना:

समस्याओं की पहचान और समाधान प्रस्तावित होने के बाद, अगला कदम निर्णय लेना है। इस तरह की बैठकें बहुत महत्वपूर्ण हैं। भागीदारी को कम संख्या में प्रतिबंधित किया जाना चाहिए, आमतौर पर चार से दस। इस बैठक में, हर पहलू की गहन जांच की जाती है

निर्णय लेने से पहले संगठन की नीतियों और उद्देश्यों का प्रकाश।

4. कार्यान्वयन का निर्णय: 

हमारे देश में, फैसले लंबे समय तक लागू नहीं रहते हैं क्योंकि कोई अनुवर्ती कार्रवाई नहीं होती है। यह बैठकों की प्रभावशीलता पर आकांक्षा करता है। घंटों को मिनटों की सावधानीपूर्वक रिकॉर्डिंग में बर्बाद कर दिया जाता है, इसके बाद महीनों और वर्षों की सोच, याद दिलाने और कार्यान्वयन की प्रतीक्षा की जाती है। ऐसी बैठकें, जहां पहले से ही लिए गए निर्णयों के कार्यान्वयन की गति का अनुमान लगाया जाता है, निर्णयों के सफल प्रवर्तन के लिए आवश्यक हैं। एक जर्मन विशेषज्ञ के अनुसार, कार्यान्वयन को सुविधाजनक बनाने के लिए, मिनटों को तीन शीर्षकों के तहत दर्ज किया जाना चाहिए, अर्थात।

• 1. क्या किया जाना है?

• 2. कौन क्या करेगा?

• 3. कब तक?

समूह के नेता को कार्यान्वयन की पूरी जिम्मेदारी, सभी को खुद से नहीं माननी चाहिए। इसके बजाय, उसे अपने कौशल और संसाधनों के अनुसार अन्य सदस्यों को काम सौंपना चाहिए।

5. नियमित बैठकें:

कुछ संगठनों के लिए नियमित रूप से आवधिक बैठकें अपरिहार्य हैं। हालांकि, ये कुछ समय बाद अप्रभावी हो जाते हैं क्योंकि लोग रुचि खो देते हैं। ऐसी बैठकों को अधिक सार्थक बनाने के लिए प्रशिक्षण और अनुभव आवश्यक है।

बैठकों को अधिक सार्थक बनाने के लिए पूर्व-आवश्यकताएं

बैठकें किसी संगठन के कुशल संचालन के लिए एक मंच होती हैं और अक्सर बैठकें आयोजित करना एक कानूनी आवश्यकता होती है। निम्नलिखित दिशा-निर्देश सभाओं को अधिक सार्थक बनाने में सहायक हैं

• उद्देश्य और वस्तुओं के अनुसार प्रतिभागियों का चयन; और निर्धारित नियम और कानून
• मानक संचालन प्रक्रियाओं के लिए चिपके हुए
• बैठक में भाग लेने वाले लोगों को समय और स्थल की सूचना देना
• बैठक के एजेंडे को पहले से ही सूचित करना
• काम के कागजात / नोट उपलब्ध कराना

एक बैठक की तैयारी

निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर देने से बैठकों की तैयारी में मदद मिलेगी:

• 1. बैठक के उद्देश्य क्या हैं?
• 2. प्रतिभागी कौन हैं?
• 3. बैठक कब और कहाँ आसानी से आयोजित की जा सकती है?
• 4. क्या प्रक्रियाओं का पालन किया जाएगा?
• 5. क्या अग्रिम में एजेंडा और पृष्ठभूमि सामग्री को अंतरंग करना उचित होगा?
• 6. मल्टीमीडिया प्रोजेक्टर, या व्हाइट बोर्ड, कॉन्फ्रेंस कॉल इक्विपमेंट जैसी कौन सी सुविधाओं की आवश्यकता होगी?
• 7. क्या विषयों को प्राथमिकता देना और समय निर्दिष्ट करना आवश्यक है?
• 8. क्या हितों के टकराव की उम्मीद की जा सकती है? यदि हां, तो इसे कैसे रोका जाए।
• 9. क्या कुछ व्यक्तियों के साथ पहले से बातचीत करना आवश्यक है?
• 10. कार्यवाही कैसे दर्ज की जानी है और इस प्रयोजन के लिए क्या व्यवस्था करनी होगी?
• 11. यदि कुछ नए सदस्यों को बैठक में भाग लेना है, तो क्या पहले से उन्हें अंतरंग करना आवश्यक है।
• 12. आउटस्टेशन प्रतिभागियों को प्राप्त करने, कार पार्किंग की व्यवस्था आदि जैसी अन्य व्यवस्थाओं की क्या आवश्यकता होगी?
• 13. अंशकालिक और स्टैंडबाय प्रतिभागियों के साथ संचार सुनिश्चित करने के लिए कैसे?

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