HOW TO CONDUCT A MEETING, HIGHWAY TO SUCCESS BOOK, HINDI VERSION PART-6 (Topic 5)

सफलता के लिए राजमार्ग

PART-6 (Topic 5)

Topic 1. टीम वर्क

Topic 2. शिष्ठ मंडल-काम पूरा करना

Topic 3. परिभाषा-स्कोप और प्रतिनिधिमंडल का उद्देश्य

Topic 4. भवन संगठनों के माध्यम से बैठक

Topic 5. बैठक का संचालन कैसे करें

Topic 6. बैठक के मिनट

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Topic 5. बैठक का संचालन कैसे करें

बैठक का संचालन कैसे करें

बैठकें जो उद्देश्यों को प्राप्त करने में विफल रहती हैं, संगठन पर एक बोझ हैं। यह तब होता है जब आयोजक और प्रतिभागी खेल के निम्नलिखित नियमों का पालन करने में विफल होते हैं।

कार्यसूची

जैसा कि पहले कहा गया है, एक बैठक का उद्देश्य अच्छी तरह से अर्थ रखने वाले व्यक्तियों के बीच विचारों के सार्थक आदान-प्रदान के लिए एक मंच प्रदान करना है; और समूह चर्चा और आम सहमति के माध्यम से वास्तविक जीवन की समस्याओं को हल करने के लिए। अग्रिम में एजेंडा, व्याख्यात्मक नोट्स और कामकाजी कागजात का प्रसार, इस उद्देश्य को प्राप्त करने में मदद करता है। एजेंडा पर वस्तुओं के प्राथमिकताकरण को आम सहमति से भी बदला जा सकता है। पूर्व बैठकों में विचार-विमर्श के मद्देनजर बैठक के संयोजक द्वारा एजेंडा तैयार किया जा सकता है। वैकल्पिक रूप से, यह संबंधित व्यक्तियों से प्रस्ताव आमंत्रित करके तैयार किया जा सकता है। जैसे कि नए मुद्दों को शामिल करना और महत्वपूर्ण महत्व के अन्य मामले।

बैठक के मिनट

Normally, the minutes of a regular meeting are presented for approval and signed by the chairman in the next meeting. Alternatively, the minutes may be circulated in advance for confirmation by the members in the next meeting.

पृष्ठभूमि सामग्री

प्रतिभागियों को प्राप्त करना चाहिए और अध्ययन करना चाहिए, अच्छी तरह से, काम के कागजात, पृष्ठभूमि की जानकारी और व्याख्यात्मक नोट्स का एक सेट, जहां भी आवश्यक हो, चर्चाओं को ट्रैक पर रखने और औपचारिक बैठकों के लिए उपलब्ध सीमित समय का सबसे अच्छा उपयोग करने के लिए। बैठक के प्रभाव को बढ़ाने के लिए बैठक से कई दिन पहले, एजेंडा और पृष्ठभूमि की सामग्री के आधार पर प्रतिभागियों को अपने प्रश्न, टिप्पणियां और आपत्तियां भेजने के लिए कहना वांछनीय है।

प्रक्रिया

एक बैठक का प्रक्रियात्मक प्रारूप बैठक की प्रकृति और अध्यक्ष के नेतृत्व गुणों पर निर्भर करता है। नीचे वर्णित विभिन्न व्यावसायिक, सामाजिक और अन्य बैठकों के लिए अनुकूलित किया जा सकता है:

1. बैठक के संचालन में शामिल सभी चरणों को इंगित करने वाला एक दस्तावेज तैयार करें

2. सभी प्रतिभागियों को अध्यक्ष को संबोधित करना चाहिए; और अपने विचारों को प्रस्तुत करने के लिए या दूसरों को जवाब देने के लिए कुर्सी की अनुमति चाहते हैं।

3. एजेंडा के अनुसार कारोबार करने के आदेश को बनाए रखा जाना चाहिए। उद्देश्यों को प्राप्त करने में मार्गदर्शन और सफलता के लिए प्रार्थना के साथ बैठक आयोजित की जानी चाहिए। यह आमतौर पर सदस्यों को परहेज करने की जानकारी के बाद होता है; पिछले मिनटों की पुष्टि; पिछली बैठकों के दौरान किए गए निर्णयों के कार्यान्वयन के मिनटों और कार्यान्वयन से उत्पन्न मुद्दों की चर्चा।

फिर एजेंडे पर ताजा वस्तुओं को निर्दिष्ट क्रम में लिया जाता है, जिसे आपसी समझौते के जरिए बदला जा सकता है।

प्रस्तावों

           आम तौर पर सामाजिक प्रकृति के मुद्दों पर चर्चा करने वाली बैठकों में प्रस्तावों को प्रस्तुत किया जाता है। व्यावसायिक बैठकों में यह आम नहीं है। प्रतिभागियों में से एक एक प्रस्ताव को आगे बढ़ाता है जो दूसरे द्वारा जारी किया जाता है। यदि आवश्यक हो तो एक चर्चा इस प्रकार है। कभी-कभी संशोधन भी प्रस्तुत किए जाते हैं जो मूल संकल्प को प्रतिस्थापित करते हैं या इसका एक हिस्सा बनाते हैं। फिर मतदान होता है और यदि प्रस्ताव बहुमत का समर्थन प्राप्त करता है, तो इसे अपनाया जाता है।

सवालों का समय

प्रश्न समय अक्सर बैठकों में आवंटित किया जाता है। प्रतिभागियों को अध्यक्ष या किसी भी कार्यालय धारक, चर्चा के तहत मुद्दों से संबंधित प्रश्न पूछ सकते हैं, कुर्सी की अनुमति के साथ।

आदेश के अंक

एक बैठक के प्रक्रियात्मक मामलों से संबंधित प्रश्न जिन्हें कुर्सी के व्यक्तिगत ध्यान की आवश्यकता होती है, उन्हें आदेश के बिंदु कहा जाता है। उदाहरण के लिए, यदि कार्यवाही एजेंडा के अनुसार नहीं है या कोई व्यक्ति इस मुद्दे पर बात नहीं कर रहा है, तो कुर्सी का ध्यान बिंदु के माध्यम से इस ओर आकर्षित किया जा सकता है।

जानकारी के बिंदु

जानकारी के एक बिंदु के माध्यम से किसी भी प्रासंगिक जानकारी को बैठक के नोटिस में लाया जा सकता है।

विचार-विमर्श

चर्चा संकल्प के लिए या उसके विरुद्ध हो सकती है, लेकिन इसे संकल्प तक ही सीमित रखना होगा। वक्ताओं को उन्हें आवंटित समय से अधिक नहीं होना चाहिए। प्रस्ताव पर बहस और मतदान को समाप्त करने से पहले, प्रस्ताव बनाने वाले व्यक्ति को प्रस्ताव के बारे में और विस्तार से जवाब देने का अधिकार दिया जाना चाहिए। एक बार घर के सामने पेश करने के बाद, घर की अनुमति के बिना एक प्रस्ताव वापस नहीं लिया जा सकता है। जब किसी प्रस्ताव को सदन द्वारा अस्वीकार कर दिया जाता है, तो उस पर न तो चर्चा की जा सकती है और न ही उस बैठक में फिर से विचार किया जा सकता है।

मतदान

एक प्रस्तावित प्रस्ताव पर एक घर की राय का पता लगाने के लिए पांच अलग-अलग प्रक्रियाएं हैं।

द्वारा ‘आयस एंड तथा  नोज’

जब प्रस्तावित प्रस्ताव पर घर की राय के बारे में थोड़ा संदेह होता है, तो प्रतिभागियों को ज़ोर से 'हां' (या 'ऐ') या 'नहीं' कहने के लिए कहा जाता है। यह प्रक्रिया आमतौर पर राजनीतिक, भावनात्मक और शोक सभाओं में अपनाई जाती है।

हाथ उठाकर

जब प्रस्तावित प्रस्ताव पर घर की राय के बारे में थोड़ा संदेह होता है, तो प्रतिभागियों को ज़ोर से 'हां' (या 'ऐ') या 'नहीं' कहने के लिए कहा जाता है। यह प्रक्रिया आमतौर पर राजनीतिक, भावनात्मक और शोक सभाओं में अपनाई जाती है।

लेखन में

प्रतिभागियों को लिखित रूप में अपनी राय व्यक्त करने की आवश्यकता हो सकती है। यह चेयर के विवेक पर है कि इसे तुरंत किया जाए या बाद के अवसर के लिए इसे बंद कर दिया जाए।

प्रभाग द्वारा

प्रस्ताव के लिए और उसके खिलाफ वोटों की गिनती के लिए, सदस्यों को दो अलग-अलग कमरों में आगे बढ़ने के लिए कहा जा सकता है, जो प्रस्ताव का समर्थन करने वालों और विरोध करने वालों के लिए चिह्नित हैं। यह विभाजन द्वारा मतदान के रूप में जाना जाता है और यह सबसे पुरानी संसदीय परंपरा में होता है।

मतपत्र द्वारा

मतपत्रों के माध्यम से वोट डाले जाते हैं। इस प्रक्रिया का उपयोग आमतौर पर सामाजिक संगठनों और संसदीय चुनावों में किया जाता है।

स्थगन

निम्नलिखित परिस्थितियों में एक बैठक को पूर्व निर्धारित किया जा सकता है:

• अगर कोई कोरम नहीं है
• मतदान के उद्देश्य के लिए
• जब इस आशय का संकल्प प्रस्तुत किया जाता है और अपनाया जाता है
• एक बैठक, जिसे एक बार कहा जाता है, को तब तक पूर्व निर्धारित नहीं किया जा सकता है जब तक कि इस आशय का कोई संकल्प घर द्वारा न अपनाया जाए।

निर्णय लेने के अन्य तरीके

पूर्वगामी प्रक्रिया का आमतौर पर औपचारिक संगठनों और बड़े मंचों पर पालन किया जाता है। हालाँकि, ऐसे हालात हैं जब

 इस तरह की औपचारिक कार्यवाही का समय बचाना और खर्च करना संभव नहीं है। अन्य तरीके, जो जल्दी और कम खर्चीले हैं, इसलिए, महत्वपूर्ण निर्णय लेने के लिए नियोजित किए गए हैं। ये नीचे उनके फायदे और नुकसान के साथ वर्णित किए गए हैं।

1. अध्यक्ष या नेता स्वयं निर्णय लेता है। यह आसान है और समय बचाता है। हालांकि, कुछ इसे पसंद नहीं कर सकते हैं, जबकि अन्य अनिच्छा से इसे स्वीकार कर सकते हैं। इस तरह की प्रक्रिया को अक्सर पारिवारिक बैठकों में अपनाया जाता है जहां व्यक्तिगत अहंकार को किसी निर्णय पर पहुंचना मुश्किल हो जाता है और परिवार के मुखिया को अपने विवेक का उपयोग करना पड़ता है।

2. निर्णय साधारण बहुमत द्वारा लिया जाता है। यह सामान्य और उचित माना जाता है, लेकिन समूह को दो या अधिक में विभाजित करता है। अल्पसंख्यक वर्ग के लोग उन पर बाध्यकारी निर्णय नहीं मान सकते।

3. सर्वसम्मति की धारणा विकसित करके निर्णय भी लिए जाते हैं। बहुत कुछ उस नेता के कौशल पर निर्भर करता है जिसे प्रतिभागियों के बीच सद्भाव और समझौते की भावना पैदा करनी है। किसी भी मतदान की आवश्यकता नहीं है और प्रत्येक व्यक्ति उस पर बाध्यकारी होने के निर्णय को मानता है। यह एक समय लेने वाली प्रक्रिया है और हमेशा वांछित परिणाम नहीं हो सकता है।

4. सर्वसम्मत निर्णय जैसा कुछ नहीं है, लेकिन इसके लिए बहुत प्रयास और अनुभव की आवश्यकता होती है; और हमेशा संभव नहीं है। निर्णय पर पहुंचने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रक्रिया चाहे जो भी हो, अंतिम निर्णय को लिखित रूप में कम किया जाना चाहिए और सभी संबंधितों को सूचित किया जाना चाहिए। कार्यवाही के दौरान सभी को अपनी राय व्यक्त करने का अधिकार है। लेकिन जब कोई निर्णय लिया जाता है, तो उसका पालन करना सभी के लिए अनिवार्य हो जाता है। निर्णय लेते ही मतभेदों की चर्चा समाप्त हो जानी चाहिए। यह सभी संबंधितों के सामूहिक हित के लिए आवश्यक है।

निर्णय लेना, और उनकी शुद्धता और कार्यान्वयन सुनिश्चित करना, निर्णय लेने की पुण्य प्रक्रिया के सभी भाग हैं, बशर्ते उद्देश्य व्यक्तियों और संस्थानों की बेहतरी हो।

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