DEFINITION, SCOPE AND PURPOSE OF DELEGATION, HIGHWAY TO SUCCESS BOOK, HINDI VERSION PART-6 (Topic 3)

सफलता के लिए राजमार्ग

PART-6 (Topic 3)

Topic 1. टीम वर्क

Topic 2. शिष्ठ मंडल-काम पूरा करना

Topic 3. परिभाषा-स्कोप और प्रतिनिधिमंडल का उद्देश्य

Topic 4. भवन संगठनों के माध्यम से बैठक

Topic 5. बैठक का संचालन कैसे करें

Topic 6. बैठक के मिनट

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Topic 3. परिभाषा-स्कोप और प्रतिनिधिमंडल का उद्देश्य

एहतियात

1. पूर्णतावाद का विरोध करें। उन लोगों से दूर रहें जो पूर्ण से कम हैं, लेकिन उनमें सीखने और सुधारने की क्षमता है।

2. अपने आप को अपरिहार्य न बनाएं। आप तभी आगे बढ़ सकते हैं जब आप दूसरों को अपना पद लेने की अनुमति देंगे।

3. आपकी प्रभावशीलता आपके सहकर्मियों की प्रभावशीलता पर निर्भर करती है।

4. एक बार जब आप अपने अधीनस्थों को एक कार्य सौंप देते हैं, तो उन्हें इसे पूरा करने दें। प्रत्यायोजित कार्य करने वाली टीम का हिस्सा बनने की सीमा तक शामिल न हों।

5. अपने सहकर्मियों द्वारा की गई गलतियों को प्रचारित न करें। जब आप सफल होने के अवसरों से संतुष्ट होते हैं, तब ही डेलिगेट करें।

प्रशिक्षण, प्रदर्शन समीक्षा और आत्मविश्वास निर्माण उपायों के साथ पालन करें।

क्या नहीं करना है?

महत्वपूर्ण नीतिगत मामले जिन्हें केवल शीर्ष प्रबंधन रखरखाव अनुशासन द्वारा नियंत्रित किया जा सकता है। यह केवल प्रबंधक के लिए तय करना है कि उसे कहाँ कसना है और कहाँ आराम करना है।

• प्रेरणा और मनोबल निर्माण आपकी जिम्मेदारी है।
• इस मामले में प्रत्यायोजन हानिकारक है
• विवादास्पद मामलों को भी प्रत्यायोजित करने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए।
• जो लोग दूसरों को प्रशिक्षित करने में सक्षम नहीं हैं, उन्हें यह जिम्मेदारी नहीं दी जानी चाहिए
• एक बैठक को नियंत्रित करना और एक असाइनमेंट के विभिन्न पहलुओं पर रिपोर्ट प्राप्त करना।

जब काम आप को सौंप दिया जाता है

इससे पहले कि आप दूसरों को सौंप सकें, आपको निर्देशन की अस्पष्टता, अधूरे निर्देश, अवास्तविक लक्ष्य और एक साथ काम करने की बहुलता के बावजूद, आपको अपना काम पूरा करना होगा। इस चुनौती को पूरा करने में सहायक चेकलिस्ट इस प्रकार हो सकती है। एक असाइनमेंट को स्वीकार करने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके द्वारा दिया गया अधिकार ज़िम्मेदारी से युक्त है। यदि आपको लगता है कि ऐसा नहीं है, तो आपको अधिक शक्तियां प्राप्त करने पर जोर देना चाहिए। अपनी समस्याओं को अपने बॉस के पास ले जाने के बजाय, आपको स्वयं उनकी जांच करनी चाहिए, अपनी रचनात्मक क्षमताओं को प्रदर्शित करने और बॉस के साथ अपने संबंधों को बेहतर बनाने के लिए समाधानों का प्रस्ताव करना चाहिए। जब आप अपने बॉस को देखने जाएं तो अपनी डायरी या नोटपैड ले जाएं। निर्देशों और समीक्षा उद्देश्यों, जिम्मेदारियों, प्राधिकरण, लक्ष्य और मील के पत्थर पर ध्यान दें। विशेष रूप से लक्ष्यों पर चर्चा करें और अपने बॉस की उपस्थिति में उन्हें संक्षेप में लिख दें। कुछ वरिष्ठ अधिकारियों को उचित अधिकार सौंपने के बिना जिम्मेदारियां सौंपते हैं। यह वृद्धि के लिए आपकी संभावनाओं को प्रतिबंधित करता है। स्थिति से निपटने के लिए, आपको अपने बॉस को एक ज्ञापन भेजना चाहिए, जिसमें कार्य, जिम्मेदारियों और संबंधित प्राधिकारी की अपनी धारणा को बताते हुए, एक कार्य योजना के रूप में, शुरू होने की तारीख बताते हुए, उससे अनुरोध करना चाहिए कि वह इस से पहले आपको सूचित करे। इससे असहमत हैं या आपसे इस बारे में चर्चा करना चाहते हैं।

इस तरह की मुखरता उन प्रतिनिधियों से निपटने के लिए आवश्यक है, जो प्रतिनिधिमंडल में आने पर अपने पैरों को खींचते हैं। कुछ वरिष्ठ लोग आंशिक प्रतिनिधिमंडल का अभ्यास करते हैं; और फिर ग्यारहवें घंटे में अपने जूनियर्स को जिम्मेदारी सौंपने की कोशिश करें। यह एक उपयुक्त दृष्टिकोण नहीं है। इस प्रथा का विरोध किया जाना चाहिए। कुछ वरिष्ठ अपने अधीनस्थों को काम सौंपने में असंगत हो जाते हैं। ऐसे मामलों में, अधीनस्थ को कार्यस्थल में अराजकता और पारिवारिक दायित्वों में व्यवधान से बचने के लिए वरिष्ठ के परामर्श से विवरण और प्राथमिकताओं पर काम करना चाहिए। दूसरों को खुश करने के लिए अपने पारिवारिक जीवन को परेशान करना उचित नहीं है। अपने बॉस के साथ अपनी नौकरी की बारीकियों को समझें। धारणाओं के बीच असंगति से बचने के लिए अपने काम के दायरे में उसकी अपेक्षाओं का आकलन करें। जब आप अपनी जिम्मेदारियों के निर्वहन में लोगों की सहायता करने के लिए पा सकते हैं, तो आपको दूसरों से सलाह लेनी चाहिए, बजट के प्रावधानों के अधीन, पुस्तकालयों, वेबसाइटों की मदद लेनी चाहिए और सलाहकारों की सेवाएं लेनी चाहिए।

प्रतिनिधिमंडल के कुछ सामान्य सिद्धांत

1. काम, उद्देश्यों, आवश्यकताओं और वांछित परिणामों की प्रकृति को स्पष्ट करें

2. संगठन चार्ट और लिखित नौकरी विवरण का उपयोग करके विभिन्न विभागों और व्यक्तियों के लिए कार्य का दायरा निर्धारित करें।

3. वरिष्ठों और उनके अधीनस्थों को सौंपे गए अधिकारों की प्रक्रिया और सीमाएँ लिखित रूप में निर्दिष्ट की जानी चाहिए। किसी को भी प्रत्यायोजित प्राधिकरण से अधिक की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए।

4. शीर्ष पर शक्तियों की कमांड और एकाग्रता की एकता संगठन के हित में है। सभी को इसे स्वीकार करना चाहिए। किसी को भी इसे अस्थिर करने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए।

5. प्रत्येक संगठन के पास लिखित नियमों, विनियमों, नीतियों और प्रक्रियाओं का एक सेट होना चाहिए। ये सभी संबंधितों को पता होना चाहिए।

6. विचारों, क्लेशों और शिकायतों के संचार और चर्चा को प्रोत्साहित किया जाना चाहिए; और समस्याओं के समाधान के लिए प्रक्रियाओं को तैयार किया जाना चाहिए। इस उद्देश्य के लिए अंग्रेजी और स्थानीय भाषाओं में हाउस जर्नल और सर्कुलर का उपयोग किया जा सकता है।

 

लोगों को विश्वास में लेने के लिए व्यक्तिगत परामर्श और बैठकों की व्यवस्था भी की जा सकती है।

प्रतिनिधिमंडल से बचने के कारण

कुछ वरिष्ठ निम्नलिखित कारणों में से एक या अधिक के लिए प्रतिनिधिमंडल से बचते हैं:

• अधीनस्थ में आत्मविश्वास की कमी।
• जिस व्यक्ति को काम सौंपा जाएगा, वह इसे ठीक से नहीं करेगा और प्रतिनिधि बनाने वाले अधिकारी को इसके लिए जिम्मेदार माना जाएगा।
• समझाने और प्रतिनिधि के लिए आवश्यक समय की कमी।
• दूसरे व्यक्ति को खुद को करने की तुलना में काम को समझाने में अधिक समय लगेगा।
• डेलिगेट करने के बजाय सीखने की इच्छा।
• कभी-कभी वरिष्ठ अधिकारी को लगता है कि चूंकि वह काम के बारे में बहुत कम जानता है और उसे ऐसा करने का कोई अनुभव नहीं है, इसलिए बेहतर होगा कि वह इसे स्वयं करे।
• अपने ही अधीनस्थों द्वारा अधिगृहित किए जाने की आशंका
• अधिकारी को इस भावना से निर्देशित किया जा सकता है कि यदि उसके अधीनस्थ स्वयं को कार्य करने में सक्षम साबित करते हैं, तो उसका अपना महत्व कम हो सकता है और वह अपना पद खो सकता है।
• अति आत्मविश्वास और आत्मसंघर्ष
• अधिकारी को इस भावना के साथ रखा जा सकता है कि कोई भी व्यक्ति स्वयं के अलावा कोई भी काम ठीक से नहीं कर सकता है।
• संगठनात्मक प्रमुख की कमजोरता
• बहुत कुछ संगठन के प्रमुख पर भी निर्भर करता है। यदि वह संगठन में अनुशासन बनाए रखने में असमर्थ है या साज़िश का शिकार होने के लिए होता है, तो उसके अधिकारियों को प्रतिनिधिमंडल से बचने की संभावना है।
• किसी के अपने कार्यभार को जोड़ने का डर
• सत्ता-साझाकरण के प्रति अनिच्छा
• हर समय व्यस्त रहने के बारे में अपनी बड़ाई करने की इच्छा
• आत्मविश्वास कि कमी
• टीम के खिलाड़ी होने के लिए रवैया का अभाव
• अनुशासन की कमी
• कार्यालय की राजनीती

प्रतिनिधिमंडल में सफलता के लिए आवश्यक गुण

आपको अपनी स्वयं की क्षमताओं के प्रति व्यापक विचार और विश्वास होना चाहिए ताकि आप अपने अधीनस्थों को सौंपने से डरें नहीं।

अपने लिए एक ऐसी जगह बनाएं जो संगठनात्मक पदानुक्रम को बढ़ाने में आपकी मदद करे।

यदि आप अपना खुद का व्यवसाय चला रहे हैं, तो आपको अपने साथ कुछ बुनियादी कार्य करने चाहिए ताकि दूसरे आपको धोखा न दे सकें। इन कार्यों में अन्य पक्षों के साथ समझौता करना, एक निश्चित सीमा से परे चेक और वाउचर पर हस्ताक्षर करना और पावर ऑफ अटॉर्नी देना शामिल हो सकता है।

किसी को शेयरहोल्डिंग या निर्देशन की पेशकश न करें क्योंकि वह दूसरों को प्रभावित कर सकता है।

अपने अधीन काम करने वालों को सम्मान दें और आपसी विश्वास का माहौल बनाएं। जब भी अच्छा काम किया जाता है, उसकी सराहना की जानी चाहिए।

रवैया विकसित करें और विश्वास और विश्वास का वातावरण बनाएं। लोगों को महसूस कराएं कि वे भरोसेमंद हैं।

अपने सहयोगियों को अधिकार और स्वतंत्रता की सार्थकता का एहसास कराएँ जो उन्होंने प्रतिनिधिमंडल के परिणामस्वरूप हासिल किए हैं।

गुणवत्ता प्रदर्शन की सराहना और प्रोत्साहित करें।

यदि कोई गलती आपके अधीनस्थ द्वारा की गई है, तो स्वयं पर जिम्मेदारी लें। इससे आपको अपने कर्मचारियों के बीच उच्च सम्मान और लोकप्रियता मिलेगी।

जब कोई काम सौंपा गया है, तो आम तौर पर आपको इसमें हस्तक्षेप नहीं करना चाहिए। हालांकि, यदि संबंधित व्यक्ति आपसे मार्गदर्शन मांगता है, तो इसे आसानी से दिया जाना चाहिए। यदि असाइनमेंट तब सफलतापूर्वक पूरा हो गया है, तो आपको इसके लिए पूरा श्रेय अधीनस्थ को देना चाहिए ताकि वह प्रोत्साहित महसूस करे। यदि कुछ काम आप को सौंप दिए जाते हैं, तो आपको अच्छा प्रदर्शन करने के लिए निम्नलिखित लक्षण होने चाहिए:

आपको अपनी स्वतंत्रता (विचार, निर्णय, कार्रवाई) पर समझौता किए बिना अपने वरिष्ठ के दृष्टिकोण को समझने में सक्षम होना चाहिए। आप अपने बॉस से असहमत हो सकते हैं, लेकिन एक बार जब कोई निर्णय लिया जाता है, तो अनुशासन मांग करता है कि आप निर्णय को स्वीकार करें और उसके बिना लागू करें कोई आरक्षण

आपको काम करने की कला सीखने और जानने की इच्छा होनी चाहिए।

आपको पता होना चाहिए कि क्या किया जाना है और सिस्टम को विकसित करने और प्रक्रियाओं की योजना बनाने के कौशल हैं।

आपको कृपा के साथ-साथ आलोचनाओं को भी स्वीकार करना चाहिए।

आपको अपने उद्देश्यों को अपने वरिष्ठ उद्देश्यों और संगठनात्मक लक्ष्यों के साथ सिंक्रनाइज़ करने में सक्षम होना चाहिए।

आख़िरी शब्द

हमारे देश में, समर्थ व्यक्तियों की कमी नहीं है, लेकिन जो कमी है वह है अनुशासन। अत्यधिक प्रतिभाशाली व्यक्ति तुच्छताओं में इतने उलझे हुए हैं कि वे अधिक महत्वपूर्ण मुद्दों के बारे में सोच भी नहीं सकते हैं।

आप कहीं भी हों, और आप जो भी करते हैं, आपको अपने मिशन को आगे बढ़ाने के लिए दूसरों को तैयार करना चाहिए। आप चीजों को अपने नियंत्रण में रख सकते हैं क्योंकि कुछ लोग अस्थिर और कृतघ्न हो सकते हैं;

लेकिन आपको प्रशिक्षण और अपने जूनियर्स को संवारने से रोकना चाहिए क्योंकि देश को हर स्तर पर सभी क्षेत्रों में प्रशिक्षित और अनुशासित नेतृत्व की आवश्यकता होती है। प्रलय के दिन, हम जो कुछ भी करते हैं, उसके लिए सभी को जिम्मेदार ठहराया जाएगा, और हमारे पास ज्ञान, कौशल, शक्तियों और सांसारिक संपत्ति के संदर्भ में जो कुछ भी है। इस अहसास को हमें दोनों दुनिया में बेहतर करने में मदद करनी चाहिए।

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