DEFINITION, SCOPE AND PURPOSE OF DELEGATION, HIGHWAY TO SUCCESS BOOK, HINDI VERSION PART-6 (Topic 3)

सफलता के लिए राजमार्ग

PART-6 (Topic 3)

Topic 1. टीम वर्क

Topic 2. शिष्ठ मंडल-काम पूरा करना

Topic 3. परिभाषा-स्कोप और प्रतिनिधिमंडल का उद्देश्य

Topic 4. भवन संगठनों के माध्यम से बैठक

Topic 5. बैठक का संचालन कैसे करें

Topic 6. बैठक के मिनट

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Topic 3. परिभाषा-स्कोप और प्रतिनिधिमंडल का उद्देश्य

प्रतिनिधिमंडल की परिभाषा, कार्यक्षेत्र और उद्देश्य

कार्य की शक्ति और वितरण के वितरण को प्रबंधन के 'जुड़वां सिद्धांत' के रूप में वर्णित किया जा सकता है। जब काम वितरित किया जाता है, तो यह अक्सर शक्ति के प्रतिनिधिमंडल की आवश्यकता होती है। उच्च स्तर पर, यह आवश्यक हो जाता है क्योंकि कुछ शक्तियों के बिना वास्तव में काम करने वाले व्यक्ति को सौंप दिया जाता है, काम का वितरण अर्थहीन हो सकता है। शक्ति का प्रत्यायोजन किसी भी संगठन की प्रगति और विकास में मदद करता है, दूसरे तरीके से भी। यह अधिकारियों की एक दूसरी पंक्ति तैयार करता है जो उच्च श्रेणी के वरिष्ठ अधिकारियों की जगह ले सकता है जब उनकी सेवानिवृत्ति का समय आता है या मामले में कोई अन्य किसी अन्य कारण से जाने का फैसला करता है। तुलनात्मक रूप से कनिष्ठ अधिकारी पहले से ही समझदारी से अभ्यास करने में तैयार हो जाते हैं, जब उन्हें संगठन में एक बड़ी जिम्मेदारी लेने की आवश्यकता होगी।                

महत्त्व

शक्ति का प्रत्यायोजन, वास्तव में, किसी कार्य को करने की अपनी क्षमता का विस्तार है। यदि, किसी के अधीनस्थों की क्षमता का आकलन करने के बाद, एक वरिष्ठ अधिकारी उन्हें अपने स्वयं के सौंपे गए कार्यों के क्षेत्र में निर्णय लेने के लिए अधिकृत करता है, तो वे कम समय में काम निपटाने में सक्षम होंगे और इस प्रकार इसके भीतर अधिक कार्य करने में सक्षम होंगे दी गई अवधि। इस प्रकार एक पूरे के रूप में टीम की क्षमता में वृद्धि होगी।

मधुमक्खी हो और दीमक नहीं

एक मधुमक्खी हमेशा उत्पादक तरीके से व्यस्त रहती है। यह फूलों से अमृत इकट्ठा करता है और इसे छत्ते तक ले जाता है जहां यह फूल को नुकसान पहुंचाए बिना शहद में परिवर्तित हो जाता है। दूसरी ओर, एक दीमक चिपक जाती है और जो कुछ भी खाती है उसे नष्ट कर देती है। हमें मधुमक्खियों की तरह व्यवहार करना चाहिए, सक्रिय, उत्पादक और दूसरों के लिए फायदेमंद होना चाहिए। अपनी कुछ शक्तियों को अपने जूनियर्स को सौंपकर, हम उन्हें भविष्य में उच्चतर जिम्मेदारियों के लिए सीखने और प्रशिक्षित होने का अवसर प्रदान करते हैं। इस तरह, हम अधीनस्थ के साथ-साथ संगठन की भी मदद करते हैं। प्रमोशन के लिए अधीनस्थ की संभावनाएं बढ़ जाती हैं; और संगठन को प्रशिक्षित और अनुभवी प्रबंधकों की एक दूसरी पंक्ति मिलती है।

शक्ति का प्रतिनिधिमंडल क्या है?

शक्ति का प्रत्यायोजन अधीनस्थों को उनके कर्तव्यों के निर्वहन और उनकी जिम्मेदारियों को पूरा करने के लिए सशक्त बनाने की प्रक्रिया है। जो व्यक्ति अपनी शक्तियों को किसी और को सौंपता है, उसे योजना बनाना, अनुसूची करना, लक्ष्य निर्धारित करना, सक्षम व्यक्तियों की पहचान करना और पर्याप्त अधिकार के साथ जिम्मेदारी सौंपना है। जो प्रतिनिधियों को सौंपता है उसकी ज़िम्मेदारी तब और वहाँ समाप्त नहीं होती है; वह अपने अधीनस्थ और लक्ष्यों की अंतिम उपलब्धि के लिए जवाबदेह रहता है। हालाँकि, कुछ समय बाद, जूनियर कार्यों को करने में सक्षम होते हैं और उसी तरह से निर्णय लेते हैं जैसे वरिष्ठ व्यक्ति ने किया होगा; और वह बाद के काम के दबाव से अपेक्षाकृत मुक्त बनाता है। प्रतिनिधिमंडल का उद्देश्य न तो दूसरों को पास कराने के लिए कठिन या अवांछित कार्य से छुटकारा पाने के लिए है, और न ही अधीनस्थों को कुछ भी करने में व्यस्त रखने के लिए। यह मानव और भौतिक संसाधनों के प्रभावी उपयोग के माध्यम से परिणाम प्राप्त करने की कला है। यदि प्रबंधक अपने अधीनस्थों का मार्गदर्शन करने और उन्हें प्रेरित करने में विफल रहता है, तो उन्हें अंततः अपना काम भी करना होगा। इस अतिरिक्त कार्यभार के साथ, उनकी खुद की दक्षता को कम करने की संभावना है।

प्रबंधकीय कार्य

प्रबंधकों और दूसरों को उच्च जिम्मेदारियों के साथ सौंपा आमतौर पर निम्नलिखित कार्य करते हैं:

• सूचना का संग्रह और प्रसार
• नोटिंग और आलेखन
• वार्ता
• समस्या को सुलझाना
• परामर्श
• प्रबंधकीय कार्यों को निम्नानुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:
• सामान्य
• पत्राचार, संबंधित व्यक्तियों, बैठकों, परामर्श और निर्णयों को कागजात चिह्नित करना
• आपात स्थिति
• असामान्य स्थितियों को संभालना
• रचनात्मक कार्य
• संगठन के हित को आगे बढ़ाने और बढ़ावा देने के लिए कार्रवाई के नए रास्ते या पाठ्यक्रम खोजना।

प्रतिनिधिमंडल के फायदे

प्रबंधक को अपने समय और ऊर्जा पर अनावश्यक दबाव से बचाने के अलावा, काम और शक्ति के प्रतिनिधिमंडल के परिणामस्वरूप कुछ अन्य फायदे भी मिलते हैं। प्रतिनिधिमंडल द्वारा बचाए गए समय के साथ, प्रबंधक अपने रचनात्मक कार्यों पर अधिक ध्यान दे सकता है जो संगठन को इसके आगे के विकास में मदद करेगा। दूसरों को एक नई सोच या दृष्टिकोण के साथ जोड़कर, यह संभावना बन जाती है कि काम की गुणवत्ता में सुधार हो सकता है। प्रबंधक विभिन्न मंचों पर उसका प्रतिनिधित्व करने के लिए अपने अधीनस्थों को नामित करके समय बचाता है। प्रतिनिधिमंडल सहयोगियों और अधीनस्थों के बीच भागीदारी और उपलब्धि की भावना पैदा करता है। अंत में, प्रतिनिधिमंडल उच्चतर जिम्मेदारियों को संभालने के लिए जूनियर्स को प्रशिक्षित करता है।

कब डेलीगेट करना है?

जिम्मेदारियों को सौंपने का उचित समय है जब आप पाते हैं कि आपके पास उन सभी मामलों से निपटने के लिए पर्याप्त समय नहीं है, जिनसे आपको निपटना है और साथ ही, आपको लगता है कि आपके अधीनस्थों के पास कम काम है, जो वे अपने भीतर कर सकते हैं। समय उनके पास है। लेकिन ऐसा करने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि जूनियर व्यक्ति के पास इस चुनौती को स्वीकार करने की क्षमता है। यदि वह करता है, तो आपको उसे अतिरिक्त जिम्मेदारी सौंपने में संकोच नहीं करना चाहिए। याद रखें, अपने अधीनस्थ के प्रशिक्षण पर एक घंटा खर्च करके, आप अपने स्वयं के कीमती समय के कई घंटे बचा सकते हैं।

प्रतिनिधि को क्या करना है?

निम्नलिखित श्रेणियों के अंतर्गत आने वाले कार्य दूसरों को सौंपे जा सकते हैं:

• जिम्मेदारियां जो अस्थायी रूप से दूसरों को सौंपी जा सकती हैं
• आंकड़ों का संग्रह
• एक रिपोर्ट, मूल्यांकन या प्रस्ताव के पहले मसौदे की तैयारी।
• समस्याओं के विश्लेषण / समाधान के लिए प्रस्ताव।
• दैनिक कार्य।
• आपकी सामूहिक जिम्मेदारियों से छोटी वस्तुएं
• अपने सहयोगियों को चुनौती देने वाले असाइनमेंट
• असाइनमेंट जो आपके सहयोगियों की क्षमताओं का परीक्षण करते हैं

प्रतिनिधिमंडल में कदम

जिम्मेदारियों का निस्तारण पांच चरणों में किया जा सकता है।

• चरण 1: चार्ट, या गोलियों के रूप में, उस कार्य को लिखें जिसे आप करने वाले हैं, विवरण में। यह भी उल्लेख करें कि इनमें से कौन सा कार्य कब और कैसे किया जाना है।
• चरण 2: उन कार्यों को निर्दिष्ट करें जिन्हें आप अपने साथ बनाए रखना चाहते हैं।
• ऐसा करते समय, उन मानदंडों पर विचार करें जो संगठन में आपकी प्रभावशीलता को बढ़ाते हैं।
• चरण 3: समझ और निष्पादन को सुविधाजनक बनाने के लिए छोटे टुकड़ों में प्रतिनिधि कार्य करें।
• चरण 4: जिन्हें काम सौंपा गया है, उन्हें धन और शक्तियों सहित आवश्यक संसाधनों के साथ प्रदान किया जाना चाहिए। जिम्मेदारी और अधिकार के बीच संतुलन होना चाहिए। असंतुलन से भ्रष्टाचार या विफलता हो सकती है।
• चरण 5: जिम्मेदारी और जवाबदेही की भावना पैदा करें।

प्रतिनिधि कैसे?

निम्नलिखित दिशानिर्देश प्रतिनिधिमंडल से संतोषजनक परिणाम प्राप्त करने में मदद कर सकते हैं:

प्रतिनिधि के लिए सही व्यक्ति की तलाश करें। क्षमता और आत्मविश्वास, इस मामले में, अनुभव से आगे निकल जाते हैं।

एक बार जब आप सही व्यक्ति का चयन करते हैं, तो उसे संसाधन प्रदान करें,

उसे प्रत्यायोजित असाइनमेंट का उद्देश्य (ओं) को समझाइए। उसे अपेक्षित जानकारी से लैस करें और उसे संगठन की प्रासंगिक नीतियों के बारे में सूचित करें।

उद्देश्यों और नीतियों के साथ व्यक्ति का समझौता सुनिश्चित करें;

 साथ ही उन्हें सौंपे गए कार्यों के लिए जिम्मेदारी और जवाबदेही की उनकी भावना।

आपको उन लोगों पर भरोसा करना चाहिए जिन्हें काम और शक्ति को सौंप दिया गया है। यदि व्यक्ति अच्छा करता है, तो उसे सराहना और प्रोत्साहित किया जाना चाहिए।

उनके निर्णय लेने में हस्तक्षेप न करें। एक बार जब आप किसी को एक कार्य सौंपते हैं, तो आपको उस पर भरोसा करना चाहिए और उसे बिना किसी हस्तक्षेप के निर्णय लेने की अनुमति देनी चाहिए। अपनी राय और पसंद से उनके फैसलों को प्रभावित करने की कोशिश न करें। आपातकाल के मामले में, व्यक्ति को इस तरीके से समाधान पर पहुंचने में मदद करें जो उसे अगली बार खुद करने में मदद करे। सामान्य परिस्थितियों में, यदि व्यक्ति आपकी मदद चाहता है, तो समाधान को सीधे पेश न करें। उसे स्वयं द्वारा समाधान तक पहुंचने के लिए दिशानिर्देशों के साथ मदद करें। अन्यथा यह प्रतिनिधिमंडल के उद्देश्य को हरा देगा और अधीनस्थ के विकास में बाधा उत्पन्न करेगा। प्रतिनिधिमंडल गलतियों और समय की हानि का कारण बन सकता है, लेकिन यह प्रशिक्षण और विकास प्रक्रिया का हिस्सा है। उन लोगों के खिलाफ गार्ड जो प्रतिनिधि कार्यों को वापस करने का बहाना ढूंढते हैं। अंतरिम प्रगति रिपोर्ट पर जोर दें। यथार्थवादी लक्ष्य निर्धारित करें। अपने मातहतों को लाइन के नीचे प्रतिनिधि बनाने के लिए प्रोत्साहित करें ताकि निर्णय सबसे कम सक्षम स्तर पर हो। अपने अधीनस्थों द्वारा लिए गए निर्णयों को अलग रखने के बजाय, उन्हें आवश्यकता होने पर समीक्षा करने और संशोधित करने का मौका दें। किसी भी मामले में, अपने अधीनस्थों की सार्वजनिक रूप से आलोचना न करें। जब आप अपने अधीनस्थों को जिम्मेदारी और अधिकार सौंपते हैं, तो संबंधित व्यक्तियों को सूचित करें ताकि वे भी उनकी मदद का विस्तार करें और प्रक्रिया में बाधा न डालें।

किसको सौंपें?

आप किसी भी टॉम, डिक या हैरी को नहीं सौंप सकते। सफल प्रतिनिधिमंडल में व्यक्ति की पसंद निर्णायक भूमिका निभाती है। निम्नलिखित चेकलिस्ट सही व्यक्ति को चुनने में मदद कर सकती है।

• 1. आपके अधीनस्थों में से कौन चुनौती ले सकता है और इस अनुभव से सीख सकता है?
• 2. आपके अधीनस्थों में से किसके पास अपेक्षित लक्षण और क्षमताएं हैं?
• 3. प्रत्यायोजित कार्य करने के लिए पिछले अनुभव की आवश्यकता है?
• 4. क्या यह अनुभव भविष्य में मदद करेगा?
• 5. क्या यह असाइनमेंट प्रशिक्षण के स्रोत के रूप में काम करेगा?
• 6. क्या कार्य एक व्यक्ति या एक टीम को सौंपा जाएगा? टीम का संविधान क्या होगा? प्राधिकरण और जिम्मेदारी के वितरण में संतुलन कैसे बनाए रखें?
• 7. पहले से ही अधीनस्थों को सौंपे गए कार्यों की स्थिति और प्रगति क्या है जो आगे के कार्यों के लिए विचार किया जा रहा है?
• 8. आप पर्यवेक्षण और निगरानी कैसे प्रबंधित करेंगे?

युवतियों के लिए निर्देश

निम्नलिखित दिशानिर्देश पहली बार किसी कार्य को प्रस्तुत करने में मदद करेंगे:

• 1. नए असाइनमेंट के बारे में अधीनस्थ ज्ञान और समझ के स्तर का आकलन करें; और तदनुसार अपने निर्देशों को अनुकूलित करें।
• 2. असाइनमेंट के महत्व को एक पूरे के साथ-साथ प्रत्यायोजित कार्य के प्रत्येक भाग के बारे में बताएं।
• 3. वांछित परिणामों को समझाने के लिए उदाहरणों का उपयोग करें।
• 4. निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर के लिए व्यक्ति से पूछें:

• असाइनमेंट की प्रकृति और उद्देश्य क्या है?
• उसकी जिम्मेदारियाँ और शक्तियाँ क्या हैं? 
• असाइनमेंट के दौरान किन चरणों में प्रगति रिपोर्ट प्रस्तुत करना आवश्यक होगा?  

• असाइनमेंट पूरा करने के लिए क्या समय उपलब्ध है और लक्ष्य क्या हैं?

यदि दिए गए उत्तर संतोषजनक हैं, तो उसे बिना किसी हस्तक्षेप के आगे बढ़ने दिया जाना चाहिए।

नकारात्मक लक्षण

नीचे दिए गए अप्रभावी प्रतिनिधिमंडल के कारण अक्षमता के कुछ लक्षण हैं। ये किसी भी संगठन के लिए विनाशकारी हैं।

• 1. उचित विचार के बिना योजना बनाना।
• 2. बहुत सारे निर्देश।
• 3. अनावश्यक नियंत्रण और अनुचित शक्तियाँ।
• 4. नियंत्रण और अनुशासन का अभाव।
• 5. देर से बैठना।
• 6. प्राधिकार और दबाव का अत्यधिक और अनुचित उपयोग।
• 7. बिना सोचे-समझे आलोचना करना।
• 8. नियमों और विनियमों का जुनून।
• 9. नियमों और विनियमों की अवहेलना।
• 10. निर्णय लेने में देरी।
• 11. उद्देश्यों और प्राथमिकताओं के बारे में सोचते हुए।
• 12. बक गुजर।

to be continued in next post...